Depuis le 15 avril 2021, Unow est certi­fié Qualiopi. C’est une excel­lente nouvelle qui conforte notre approche qualité, et qui permet de se proje­ter serei­ne­ment dans l’ave­nir.

Mais c’est quoi Qualiopi au fait ?

Qualiopi est une exigence qualité issue de la réforme du 5 septembre 2018. Ce système se substi­tue au décret n° 2015–790 du 30 juin 2015 qui avait conduit à la créa­tion du Data­dock.

En clair, tout orga­nisme de forma­tion qui souhaite béné­fi­cier de fonds publics (OPCO, Pôle emploi …) dans le cadre de son acti­vité doit béné­fi­cier de la certi­fi­ca­tion qualité Qualiopi. Celle-ci est déli­vrée par un orga­nisme certi­fi­ca­teur reconnu par le Comité français d’ac­cré­di­ta­tion (COFRAC).

Que certi­fie Qualiopi ?

Qualiopi permet d’at­tes­ter de la qualité du proces­sus mis en œuvre par les pres­ta­taires d’ac­tions concou­rant au déve­lop­pe­ment des compé­tences (PAC), qu’il s’agisse d’ac­tions de forma­tion, de bilans de compé­tences, d’ac­tions de VAE ou d’ac­tions de forma­tion par appren­tis­sage.

On est donc bien au-delà de la simple analyse docu­men­taire qui préva­lait avec Data­dock. Il s’agit désor­mais d’étu­dier la chaîne de créa­tion et de mise en œuvre d’une action de forma­tion, avec le regard profes­sion­nel de l’au­di­teur. 

Comment fran­chir le pas de la certi­fi­ca­tion ?

Y aller ou non ?

Aller vers la certi­fi­ca­tion Qualiopi ne coule pas forcé­ment de source. En effet, il ne s’agit pas d’une obli­ga­tion géné­rale pour les pres­ta­taires, mais simple­ment de la voie d’ac­cès aux sources de finan­ce­ment public. 

Ainsi, les pres­ta­taires travaillant systé­ma­tique­ment en sous-trai­tance ou travaillant en direct avec des socié­tés qui règlent sur leurs fonds propres ne sont pas obli­gés de sous­crire à cette démarche.

Pour Unow, la ques­tion ne s’est pas vrai­ment posée, car nous travaillons énor­mé­ment avec les OPCO et parti­ci­pons à des appels d’offres publics. C’était égale­ment un moyen de garan­tir notre profes­sion­na­lisme à nos clients, même si par ailleurs nous sommes enga­gés sur d’autres démarches qualité via l’e-Afaq d’AF­NOR et réfé­rençable sur Data­dock.

Le choix du certi­fi­ca­teur 

C’est une des parti­cu­la­ri­tés de la certi­fi­ca­tion. Elle est basée sur un réfé­ren­tiel unique, mais déli­vrée par plusieurs certi­fi­ca­teurs accré­di­tés par le COFRAC, l’ins­tance française de réfé­rence sur le sujet. Aujour­d’hui, 28 certi­fi­ca­teurs font partie des heureux élus. Diffi­cile de savoir vers qui se tour­ner…

Pour faire notre choix, nous avons envi­sagé ce process comme une pres­ta­tion clas­sique. Les 4 éléments qui ont motivé notre déci­sion ont été les suivants :

1. La renom­mée de l’or­ga­nisme

2. L’in­for­ma­tion et le conseil apporté

3. La réac­ti­vité 

4. Le coût 

Ainsi, nous avons fait le choix d’AFNOR, un acteur majeur du système de certi­fi­ca­tion en France.

Comment prépa­rer l’au­dit ?

Il n’y a pas de formule miracle. Tout dépend de l’exis­tant et de l’his­to­rique de chaque orga­ni­sa­tion. Voici les éléments que nous avons mis en place chez Unow pour prépa­rer l’au­dit.

Petite préci­sion : nous déte­nons la certi­fi­ca­tion e-Afaq de l’AF­NOR qui est recon­nue par l’an­cienne liste du CNEFOP. À ce titre, nous n’étions pas audi­tés sur certains indi­ca­teurs du réfé­ren­tiel. 

1. Inven­taire de l’exis­tant

Nous avons réuni les personnes couvrant l’en­semble des acti­vi­tés concer­nées par le réfé­ren­tiel : ingé­nie­rie péda­go­gique, RH, marke­ting, fonc­tions commer­cia­les…

Nous avons ensuite déroulé chaque indi­ca­teur, même ceux sur lesquels nous n’étions pas audi­tés. L’idée : asso­cier une couleur à chacun d’entre eux en compa­rant le réfé­ren­tiel à nos pratiques.

• VERT : L’in­di­ca­teur ne pose pas de problème, il est docu­menté et inté­gré dans les pratiques de l’or­ga­ni­sa­tion.
• ORANGE : L’in­di­ca­teur comporte une petite zone de risques, car il n’y a pas assez d’élé­ments pour répondre complè­te­ment au réfé­ren­tiel.
• ROUGE : Il y a clai­re­ment un manque ou l’ab­sence totale d’élé­ments. La non-confor­mité guette !

2. Plan d’ac­tion

Une fois les indi­ca­teurs critiques isolés (oranges et rouges), nous sommes passés à l’ac­tion. Aussi, nous avons asso­cié à chaque action :

• un ou plusieurs livrables (docu­ments, mise à jour, créa­tion de proces­sus, réali­sa­tion d’une forma­tion ou d’une sensi­bi­li­sa­tion idoi­ne…)

• un respon­sable de l’ac­tion

• une date de livrai­son

3. Pilo­tage et vali­da­tion

Nous avons dési­gné un respon­sable du pilo­tage de la démarche qui a super­visé la livrai­son dans les délais et qui était le réfé­rent tech­nique en cas de ques­tion sur un des indi­ca­teurs. Il a validé la bonne conduite du plan d’ac­tion global.

L’objec­tif était clai­re­ment d’évi­ter toute non-confor­mité majeure qui aurait empê­ché la déli­vrance de la certi­fi­ca­tion.

Comment se déroule un audit Qualiopi ?

Notre audit s’est déroulé sur une jour­née et demie, notre péri­mètre de certi­fi­ca­tion ne concer­nant que la caté­go­rie “actions de forma­tions”.

Nous avons orga­nisé un roule­ment d’en­tre­tiens avec l’au­di­teur en fonc­tion du plan d’au­dit qui nous avait été trans­mis en amont. En tout, une petite dizaine de sala­riés ont parti­cipé à cet exer­cice.

Au-delà de l’am­biance parti­cu­lière liée à la distan­cia­tion sociale dans la salle prévue à cet effet, ce moment fut parti­cu­liè­re­ment inté­res­sant. Ce que j’en retiens :

• L’au­di­teur avait une posture bien­veillante cher­chant à comprendre notre écosys­tème plutôt qu’es­sayant de faire rentrer des ronds dans des carrés.

• Des pistes d’amé­lio­ra­tion inté­res­santes ont été soule­vées par l’au­di­teur.

Qualiopi : et après ?

Ce qui est vrai­ment marquant dans la démarche Qualiopi, c’est son côté struc­tu­rant. En effet, nous faisons beau­coup de choses de manière machi­nale, sans les inter­ro­ger. Se réfé­rer à des éléments de preuve très concrets nous inter­roge sur la valeur que nous créons et que nous déli­vrons à nos clients. 

Nous avons pu nous aper­ce­voir que sur certains aspects, nous étions déjà bien au-delà des exigences qualité, et que sur d’autres, nous pouvons encore nous amélio­rer. Si la perfec­tion n’est pas de ce monde, l’exi­gence que nous mettons chaque jour pour amélio­rer l’ex­pé­rience forma­tion de nos stagiaires est récom­pen­sée avec cette certi­fi­ca­tion Qualiopi. Mais ce n’est pas une fina­lité en soi. Notre travail conti­nue. 

La route de l’amé­lio­ra­tion conti­nue est sans fin !