Cahier des charges : pourquoi est-il impé­ra­tif pour la bonne conduite de vos projets ?

Dans un précé­dent article, nous sommes reve­nus sur la néces­sité de rédi­ger un cahier des charges pour un projet de Digi­tal Lear­ning. Lorsque nous abor­dons la ques­tion du digi­tal, l’as­so­cia­tion entre nouvelles tech­no­lo­gies et projets flexibles est vite arri­vée.  

Or, être agile dans la conduite de ses projets ne se résume pas à une culture de l’oral. Des supports doivent être créés pour être ensuite discu­tés, parta­gés et vali­dés par l’en­semble des parties prenantes du projet.  Nous allons donc envi­sa­ger les scéna­rios et les risques qu’il peut y avoir lorsqu’un projet démarre sans aucun écrits, ni cahier des charges.

Pourquoi consti­tuer un cahier des charges si je n’ai pas de pres­ta­taires de forma­tion ? 

La notion de pres­ta­taires peut très bien s’ap­pliquer aussi en interne. Même si vous n’avez pas besoin de faire appel à un pres­ta­taire externe, vous aurez besoin de coor­don­ner une ou plusieurs équipes au sein même de l’en­tre­prise.  Comment allez-vous réus­sir à commu­niquer le même niveau d’in­for­ma­tions et la bonne répar­ti­tion des rôles, sans feuille de route précise ? Il faut donc voir ce cahier des charges comme un outil indis­pen­sable tant pour le cadrage, que le pilo­tage du projet. Il permet­tra ainsi aux diffé­rentes équipes de connaître le contexte géné­ral, les inter­lo­cu­teurs, mais aussi leur péri­mètre d’ac­tions et les dead­lines asso­ciées. 

Projet agile : peut-on cadrer le projet au fil de l’eau ? 

L’agi­lité est une méthode bien parti­cu­lière pour mener à bien un projet. Les cycles de recherche et déve­lop­pe­ment sont très courts avec une conduite bien cadrée. La liberté d’ac­tion se retrouve durant les phases de déve­lop­pe­ment.  En revanche, le déve­lop­pe­ment et le déploie­ment du projet sont très struc­tu­rés. C’est un des rôles fonda­men­taux du cahier des charges : donner une ligne direc­trice et un cap à atteindre à l’is­sue du projet. 

Chacune des parties prenantes est géné­ra­le­ment experte dans son métier. Elles détiennent toutes une partie du savoir et des bonnes pratiques pour mener à bien un chan­tier de Digi­tal Lear­ning. Un docu­ment écrit vous permet alors de prendre en compte l’en­semble de leurs remarques pour co-construire les fonda­tions de votre projet.  Sans un docu­ment struc­turé, vous prenez ainsi de gros risques sur le résul­tat. La réflexion en amont et la défi­ni­tion des étapes à fran­chir permettent d’aug­men­ter vos chances de succès. 

Sans cahier des charges, un projet peut-il se termi­ner ? 

Lorsque vous réflé­chis­sez à la struc­ture de votre docu­ment, une des parties à ne pas négli­ger concerne les diffé­rents jalons et dead­lines pour chaque action. Sans cette préci­sion, chaque équipe restera dans l’in­cer­ti­tude, sans savoir à quel moment démar­rer. Les choses se compliquent alors lorsque vous travaillez avec plusieurs équipes, dont certaines tâches de l’équipe B dépendent des actions de l’équipe A. Lorsqu’il va falloir rassem­bler l’en­semble des conte­nus sur une plate­forme de forma­tion, vous serez alors dans l’in­ca­pa­cité de fédé­rer vos colla­bo­ra­teurs autour d’un objec­tif commun. 

En revanche, il peut très bien arri­ver que vous ne sachiez pas construire un cahier des charges. Il est alors tout à fait possible d’être accom­pa­gné par un pres­ta­taire pour commen­cer sa rédac­tion. La réflexion est commune et permet d’avan­cer par itéra­tions succes­sives jusqu’à avoir une version parta­gée et vali­dée avec l’en­semble des parties inhé­rentes au projet. 

Ce qu’il faut rete­nir
Le risque 0 n’existe pas ! Déci­der de ne pas rédi­ger un cahier des charges, c’est aussi faire le choix de prendre tous les risques. Sans ce docu­ment, votre projet a 99% de chance de ne jamais voir le jour, puisque vous n’au­rez :
– aucune vali­da­tion de vos comman­di­taires ;
– pas de cible(s), ni d’objec­tif ;
– aucune équipe sur laquelle comp­ter.
Rete­nez une chose : le cahier des charges est votre socle de réflexion autour d’un projet commun. La rigueur et la liberté d’ac­tion vous permet­tront d’être créa­tif en temps voulu.