Quel est l’in­té­rêt d’un cahier des charges pour un Respon­sable Forma­tion ?

Lorsqu’on débute un nouveau projet de Digi­tal Lear­ning, la notion de cahier des charges peut faire peur. Géné­ra­le­ment, toutes les actions admi­nis­tra­tives à effec­tuer sont envi­sa­gées, avant même de se lancer dans la rédac­tion. On pour­rait croire qu’il est contre-intui­tif à l’heure des méthodes agiles et de cette volonté des entre­prises d’al­ler plus vite dans la conduite de projet.

Mais au contraire ! C’est en commençant par un cahier des charges clair, qu’un bon projet de Digi­tal Lear­ning peut être conduit de la meilleure des manières, en y inté­grant l’en­semble des parties prenantes. 

Lors de l’un de nos webi­nars animé par Philippe Lacroix, fonda­teur d’IL&DI, et accom­pa­gné de Gaël Dizet, fonda­teur de DG LEARN et ex-Digi­tal Lear­ning Mana­ger chez SFR, nous nous sommes ques­tion­nés sur plusieurs points :

• Pourquoi le cahier des charges est-il un support indis­pen­sable à la bonne exécu­tion d’un projet ?
• Comment peut-il être un support de commu­ni­ca­tion effi­cace pour le Respon­sable de Forma­tion ?

Le cahier des charges, garde-fou du projet

Le cahier des charges ne vous enfer­mera jamais dans la bonne conduite de votre projet. Il faut le voir comme un moyen d’éta­blir un plan d’ac­tion clair, afin de véri­fier que votre solu­tion est adap­tée à la problé­ma­tique de l’en­tre­prise.

Cadrer pour mieux cerner le besoin 

Avoir un cadre vous permet­tra d’évi­ter notam­ment les dérives, en terme de coût et de délais. C’est une garan­tie sur la qualité de la forma­tion qui sera déli­vrée. Ce docu­ment doit être un support pour se remettre en ques­tion avant même d’avoir démarré votre projet de Digi­tal Lear­ning. Cette nouvelle forma­tion corres­pond-elle aux attentes des comman­di­taires ? S’ins­crit-elle dans le cadre d’un plan de forma­tion global pour mes colla­bo­ra­teurs ? Est-ce la bonne méthode pour former les équipe sur une problé­ma­tique précise ? 

Le cahier des charges est le fil rouge de votre projet. Il vous permet de vous poser un maxi­mum de ques­tions en amont, pour anti­ci­per les éven­tuels chal­lenges à venir ! Le contenu doit être struc­turé, les méthodes expliquées et les ques­tions tech­niques abor­dées. Ce travail de réflexion vous aidera à y voir plus clair sur le chemin à emprun­ter. Vous commu­nique­rez ainsi sur votre vision du projet. 

Reste une ques­tion à se poser : Lorsque je finis de consti­tuer mon cahier des charges, la version est-elle défi­ni­tive ? Dois-je m’y tenir à tout prix ? 

De la contrainte naît la créa­ti­vité 

Le cahier des charges, bien que cadré, doit rester un outil flexible. Il donne la direc­tion dans laquelle aller. C’est une version théo­rique de la bonne conduite du projet. L’ap­pli­ca­tion opéra­tion­nelle pourra évoluer. 

Ce support à la discus­sion permet d’écou­ter et d’en­tendre l’en­semble des parties prenantes. Chacun a son exper­tise et sa vision sur son rôle au sein d’un projet de Digi­tal Lear­ning. Sans support écrit, les discus­sions et autres réunions pour­raient durer des jours entiers. Et vous ne voulez pas ça ! Votre envie est d’al­ler vite, d’être concret tout en ayant un impact sur le quoti­dien de vos colla­bo­ra­teurs.

Einstein disait cette phrase très vraie : “En théo­rie, il n’y a pas de diffé­rence entre la pratique et la théo­rie. En pratique si.” Il est évident que pour certains projets, à court-terme et avec des budgets clairs, on ne pourra s’éloi­gner du cahier des charges fixé qu’en de rares excep­tions. Lors de notre webi­nar, Philippe Lacroix expliquait qu’avoir un cadre permet d’en sortir plus faci­le­ment.

Apprendre à être agile

Il est impor­tant de pouvoir s’adap­ter, s’ajus­ter et être agile pour progres­ser. Rappe­lons-nous que le cahier des charges est une vision et non scéna­rio rigide devant être respecté à la lettre, à l’image d’un texte de théâtre. Je n’ai rien contre le théâtre, rassu­rez-vous.  Le digi­tal est une disci­pline encore jeune, qui évolue très vite. Des tech­no­lo­gies impen­sables il y a quelques années sont  déployées au secteur de la forma­tion. Je pense notam­ment à la réalité virtuelle. Certaines problé­ma­tiques ou évolu­tions ne peuvent pas être prévi­sibles dans un cahier des charges rédigé quelques mois avant la déli­vra­bi­lité de la forma­tion. En revanche, ce qui doit être rigou­reux et struc­turé est la réflexion de départ. Pourquoi choi­sit-on de construire ce projet de Digi­tal Lear­ning ? Pour quels objec­tifs ? Quelles cibles ? Dans quels délais ? Avec quel budget ? S’im­po­ser un cadre de départ vous permet­tra ensuite d’être plus libre et créa­tif à l’in­té­rieur même de ce cadre, tout en ajus­tant en temps réel le dispo­si­tif de forma­tion.  Florence P., une parti­ci­pante au webi­nar résume bien l’idée que je viens d’abor­der : 

“il y a deux cahiers des charges. Celui à respec­ter pour struc­tu­rer. Un autre à ne pas respec­ter pour inven­ter. Le succès du projet arrive à la croi­sée de ces deux supports.”

Comment commu­niquer effi­ca­ce­ment grâce au cahier des charges ? 

Lorsqu’on vous demande de réflé­chir à un nouveau projet de Digi­tal Lear­ning, le cahier des charges n’est pas seule­ment réservé à vos comman­di­taires. Ce doit être le point de rencontre entre toutes les parties prenantes : colla­bo­ra­teurs, parti­ci­pants, spon­sors et pres­ta­taires.  En plus de struc­tu­rer votre pensée, c’est un formi­dable outil de commu­ni­ca­tion en interne. Avec un bon support, validé par l’en­semble des parties, il est bien plus facile d’ac­com­pa­gner vos colla­bo­ra­teurs au chan­ge­ment dans leur approche de la forma­tion. 

La commu­ni­ca­tion interne : facteur de réus­site

Une bonne commu­ni­ca­tion sur votre projet vous assu­rera un soutien tout au long des actions néces­saires à sa mise en place. C’est donc un gage de réus­site qu’il ne faut surtout pas négo­cier. Le premier jalon est alors le cahier des charges dans une version synthé­ti­sée et faci­le­ment commu­ni­cable, par exemple. Si vous pensez votre programme de forma­tion, seul derrière votre bureau, cela ne fonc­tion­nera pas. Le cahier des charges est égale­ment un outil pour échan­ger avec l’en­semble des acteurs du projet : du comman­di­taire à l’ap­pre­nant en passant par les dépar­te­ments marke­ting et commu­ni­ca­tion de votre entre­prise. 

La discus­sion et l’échange vous permettent d’abor­der les sujets de manière plus sereine, sans impo­ser vos réflexions. La contrainte est contre-produc­tive, chacun doit donc se sentir écouté et compris, selon son péri­mètre d’ac­tion. Seriez-vous motivé si l’on vous présen­tait un projet de Digi­tal Lear­ning, pour lequel personne ne vous a solli­cité, alors que vous êtes la première personne concer­née ? 

Rédi­ger un cahier des charges est une bonne façon d’in­clure, dès le début,  tous vos colla­bo­ra­teurs au projet. Votre rôle est de racon­ter une histoire, celle que vous allez écrire ensemble sur de nouveaux projets de forma­tions digi­tales. Commu­niquer permet de créer de l’en­ga­ge­ment et de la moti­va­tion. 

L’im­por­tance de faire passer les bons messages, au bon moment

Commu­niquer sur un projet doit s’an­ti­ci­per, avant même de le démar­rer. Comment donner envie à vos colla­bo­ra­teurs et pres­ta­taires de travailler sur ce nouveau projet ? C’est la ques­tion centrale qui doit nour­rir votre plan d’ac­tion de commu­ni­ca­tion interne. Comment commu­niquer ? Quels messages faire passer ? Dans quel contexte ? À quel moment ? 

La rédac­tion du cahier des charges vous aide à répondre à ces ques­tions. Et, si vous n’avez pas les réponses, posez ces ques­tions, afin de vous trou­ver des alliés au sein de l’en­tre­prise. C’est un jeu poli­tique dont il ne faut pas avoir honte. Échan­ger avec d’autres Respon­sables de Forma­tions, confron­tés eux-aussi aux mêmes chal­lenges que vous, peut aussi vous permettre de trou­ver des réponses à vos ques­tion­ne­ments. Une simple recherche Linke­dIn vous permet de rentrer en contact avec la plupart d’entre eux. 

Ce qu’il faut rete­nir
Le cahier des charges va plus loin que le simple fait d’écrire à quoi ressem­blera le prochain projet de Digi­tal Lear­ning. Il vous permet­tra de :
– Cadrer votre réflexion sur la problé­ma­tique à résoudre
– Échan­ger plus faci­le­ment avec les parties prenantes en ayant un bon support
– Commu­niquer en amont pour trou­ver des allés et des spon­sors au sein même de votre entre­prise
– Fixer un cadre pour le projet et anti­ci­per les chal­lenges à surmon­ter
Votre cahier des charges est une version plus ou moins idéa­li­sée de votre programme de Digi­tal Lear­ning. Ce n’est pas encore la réalité. La réalité est ce que vous allez véri­ta­ble­ment créer. C’est en ayant une vision de départ claire et struc­tu­rée que vous pour­rez faire preuve d’agi­lité et de créa­ti­vité, grâce à une approche perti­nente. Êtes-vous prêt à vous lancer ?