L’IA pour les responsables formation : des gains de productivité concrets, dès aujourd’hui

Les équipes RH sont aujourd’hui de plus en plus sollicitées, et les responsables formation n’échappent pas à la règle : moins de temps, plus de demandes, et une exigence accrue de démontrer l’impact de chaque action.

L’intelligence artificielle générative rebat les cartes. Outil d’automatisation, de simplification, mais aussi de pilotage, elle offre des leviers de productivité concrets… à condition d’être bien utilisée.

C’est précisément ce qu’ont exploré Pierre Monclos (Unow) et Loïc Jourdain (Simbel) lors d’un webinaire du Printemps de la Formation 2025. À partir de cas concrets et d’échanges avec les participants, ils ont détaillé comment l’IA permet aux responsables formation de gagner en efficacité sans sacrifier la qualité de l’accompagnement. Voici ce qu’il faut en retenir.

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L’IA comme levier pour automatiser les tâches chronophages

C’est probablement le point qui fait l’unanimité chez les professionnels de la formation : l’IA générative permet d’automatiser une grande partie des tâches quotidiennes, sans valeur ajoutée directe, mais indispensables au bon fonctionnement du service.

Création de supports, rédaction de briefs, formalisation de process ou d’emails… toutes ces tâches peuvent être partiellement ou totalement prises en charge par des outils comme ChatGPT, Mistral ou Claude. La rédaction d’un email de convocation à une formation, la synthèse d’une réunion de cadrage, ou même la création d’un rétroplanning structuré sont autant de cas d’usage concrets.

Ce qu’on voit aujourd’hui chez nos clients, c’est un gain de temps significatif dans toute la phase de préparation des projets de formation. L’IA ne fait pas le travail à votre place, mais elle vous permet d’aller plus vite, plus clair, plus structuré.              Loïc Jourdain

Le bénéfice est double : gagner du temps au quotidien et améliorer la qualité des livrables, en réduisant la charge mentale et les tâches à faible valeur. Cela permet aux responsables formation de se concentrer sur des missions plus stratégiques : l’analyse des besoins, la concertation avec les managers, l’optimisation des parcours.

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Mieux piloter son plan de développement des compétences grâce à l’IA

L’IA ne se limite pas à des gains de temps sur les tâches opérationnelles. Elle devient aussi un outil puissant pour piloter son activité formation de façon plus stratégique.

Un premier usage évoqué dans le webinaire concerne l’analyse des données. En regroupant automatiquement les retours de questionnaires, les demandes de formation ou les évaluations à chaud, l’IA permet de dégager plus facilement des tendances, des points de friction, ou des succès à valoriser. Cela donne une vision plus fine, plus rapide, de ce qui fonctionne ou non dans le plan de développement des compétences.

C’est comme si vous aviez un copilote qui vous aide à lire entre les lignes. Vous ne partez plus uniquement de votre intuition ou de tableaux Excel, mais d’analyses plus structurées et exploitable. Pierre Monclos

Autre usage de plus en plus fréquent : l’aide à la priorisation. Quand les demandes sont nombreuses, que les budgets sont contraints, ou que les ressources sont limitées, l’IA peut apporter un éclairage objectif sur les formations à déployer en priorité selon leur impact, leur urgence, ou leur public cible.

Enfin, l’IA peut jouer un rôle clé dans la construction de la stratégie formation elle-même. Certains outils permettent, par exemple, de générer une note de cadrage ou un plan de communication à partir d’un simple brief oral ou textuel, ou encore de challenger une stratégie de déploiement.

Tous ces usages convergent vers un objectif clair : rendre les responsables formation plus agiles et mieux armés pour arbitrer, expliquer et défendre leur plan. L’IA devient ici un appui, un partenaire d’aide à la décision, au service d’un pilotage plus fluide et plus crédible.

Fluidifier la collaboration avec les équipes internes et les prestataires

La formation est rarement une activité solitaire. Pour déployer une offre efficace, les responsables formation doivent composer avec une multitude d’interlocuteurs : managers, RH, prestataires, apprenants… Cette coordination peut vite devenir chronophage. C’est là que l’IA peut aussi jouer un rôle structurant.

Un premier levier d’action, mentionné dans le webinaire, concerne la préparation des échanges. Par exemple, l’IA peut synthétiser les demandes de formation reçues via un formulaire, regrouper les commentaires laissés par les apprenants sur une période donnée, ou extraire les points clés d’un reporting. Avant un comité formation ou un point avec un prestataire, cela fait gagner un temps précieux et améliore la qualité du dialogue.

Ensuite, l’IA permet d’accélérer la production des livrables partagés. Il est désormais possible de générer des comptes rendus de réunion structurés, de rédiger des briefs pour un prestataire, ou même de proposer des trames de supports à adapter. Cela permet de réduire les allers-retours inutiles et de fluidifier la transmission d’informations.

Enfin, un usage intéressant se développe côté co-construction de contenu. Plusieurs responsables formation commencent à s’appuyer sur des outils IA pour créer un premier brouillon de module ou de parcours, avant de l’enrichir avec un expert métier ou un organisme externe. Cela ne remplace pas l’expertise humaine, mais permet d’arriver à une première base plus rapidement.

L’IA est un facilitateur. Elle fait le lien, prépare, synthétise, accélère. Elle ne se substitue pas à la collaboration humaine, mais elle la rend plus fluide. Loïc Jourdain

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Les conditions pour des gains de productivité durables

L’IA offre des promesses concrètes pour gagner du temps, mais encore faut-il réunir certaines conditions pour que ces gains soient pérennes. Durant le webinaire, Pierre Monclos et Loïc Jourdain ont insisté sur un point : l’impact de l’IA dépend beaucoup du cadre dans lequel elle est utilisée.

Première condition : avoir des objectifs clairs. 
L’IA n’est pas une baguette magique. Avant de se lancer, il est utile d’identifier les irritants majeurs dans son quotidien de responsable formation. Où perds-tu du temps ? Quelles tâches seraient intéressantes à automatiser ou à améliorer ? Cette réflexion initiale permet d’éviter une adoption gadget et d’aller droit au but.

Deuxième condition : choisir les bons outils, adaptés à ses besoins. 
Il existe une infinité d’outils IA sur le marché, mais tous ne se valent pas. Certains sont plus pertinents pour la rédaction, d’autres pour l’analyse de données, d’autres encore pour la création de parcours. La clé est de tester, comparer et intégrer progressivement ceux qui font vraiment la différence dans ta pratique.

Troisième condition : adopter une posture d’exploration. 
L’IA évolue vite. Aucun responsable formation ne maîtrise tout, mais chacun peut progresser. Il ne s’agit pas de devenir un expert technique, mais de comprendre les logiques, les possibilités, les limites. En testant régulièrement des cas d’usage simples, on développe des réflexes et une culture IA utile pour demain.

Enfin, dernier point soulevé dans le webinaire : l’importance de l’alignement avec l’organisation. Pour que les outils IA apportent vraiment de la valeur, ils doivent s’inscrire dans une logique partagée. Cela suppose de sensibiliser les managers, d’impliquer les formateurs internes, et de cadrer les usages dans une gouvernance claire.

Les gains de productivité sont là, mais ils ne s’activent que si l’organisation les soutient. L’IA ne travaille pas seule. C’est un travail d’équipe, et de culture. Pierre Monclos

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L’IA générative est un levier concret que les responsables formation peuvent activer dès aujourd’hui pour gagner en productivité, en impact et en réactivité. Les exemples partagés dans ce webinaire le montrent clairement : qu’il s’agisse de rédiger des contenus, d’optimiser la gestion des demandes, ou de piloter l’activité formation, les gains de temps sont réels et mesurables.

Mais au-delà des outils, c’est la posture qui fait la différence. Une posture d’exploration, de curiosité, de test. Une posture tournée vers l’action, mais aussi vers l’humain : car l’IA ne remplace pas le responsable formation, elle l’aide à se recentrer sur les enjeux à forte valeur.