Pilo­tez vos projets avec Trello

Pour gérer tous vos projets colla­bo­ra­tifs, il existe un outil digi­tal très puis­sant nommé Trello. Cette inter­face en ligne tota­le­ment gratuite dispose de multiples fonc­tion­na­li­tés vous permet­tant d’or­ga­ni­ser et de suivre vos projets en lien avec vos équipes. Et cela où que vous soyez.

Extrait de la vidéo de forma­tion Travail colla­bo­ra­tif

Comment garder une vue d’en­semble de votre projet, parta­ger les actions à réali­ser avec votre équipe, suivre l’avan­ce­ment et n’ou­blier aucune tâche ? Avec des méthodes de gestion de projet clas­siques, cela peut deve­nir un véri­table casse tête. Dans ce domaine, les nouveaux outils colla­bo­ra­tifs dispo­nibles sur le web sont là pour vous simpli­fier la vie. Trello par exemple est un outil gratuit, très facile d’uti­li­sa­tion et visuel. C’est notre coup de coeur ! Il orga­nise vos projets selon des tableaux. Je vous propose de prendre en main ses premières fonc­tion­na­li­tés tout de suite.

Créez votre compte & votre premier tableau

Alors connec­tez-vous sur trello.com et créez un compte. Il vous suffit d’en­trer un nom, une adresse mail et un mot de passe.

Voilà, vous voici sur votre espace de travail. Je vous propose de créer votre premier tableau que nous allons ici appe­ler “prise en main trello” à titre d’exemple. Ensuite, vous pouvez orga­ni­ser les diffé­rentes phases de vos projets en créant ce que trello appelle des listes. Ici je vais créer la liste “créa­tion d’un tableau”, puis “Aperçu d’un tableau en cours d’uti­li­sa­tion”, etc.

Main­te­nant, nous allons créer des cartes : ce sont les tâches qu’il vous faut réali­ser au sein de chaque tableau. Par exemple “créer un compte”, puis “créer un tableau”.

Vous l’avez donc compris, Trello se hiérar­chise de la façon suivante : vous créez un tableau par projet, puis des listes et enfin à l’in­té­rieur des cartes pour réper­to­rier chaque tâche à réali­ser.

Orga­ni­sez vos cartes avec Trello

Voyons à présent ce que nous pouvons faire au sein d’une carte. A droite, ici vous retrou­vez les prin­ci­pales fonc­tions que nous allons voir tout à l’heure :

• assi­gner quelqu’un à une tâche,
• mettre des étiquettes pour réfé­ren­cer par un code couleur votre carte,
• fixer une échéance.

Le premier outil très pratique et facile à prendre en main c’est la check­list. Par exemple pour la carte "créer un compte", les tâches à réali­ser seront : insé­rer une adresse, un mot de passe, et confir­mer mon adresse. Je peux ensuite cocher les tâches réali­sées. L’avan­tage de la check­list c’est que je peux suivre l’avan­ce­ment de la carte direc­te­ment sur mon tableau.

Vous pouvez à tout moment dépla­cer, copier, archi­ver une carte, ou encore vous y abon­ner pour rece­voir une noti­fi­ca­tion dès que quelqu’un travaille sur cette carte.

Pour parta­ger votre tableau il suffit d‘ajou­ter des membres qui rece­vront une invi­ta­tion par mail.

Main­te­nant que vous avez pu réali­ser vos premiers clics sur Trello, je vous propose de regar­der ensemble une carte déjà plus avan­cée pour voir les autres fonc­tion­na­li­tés et surtout, l’as­pect colla­bo­ra­tif. En effet, la richesse de trello est de pouvoir gérer des projets plus complexes impliquant plusieurs acteurs. Allez, je vous montre !

Gérez un projet colla­bo­ra­tif

Nous voici au sein d’une équipe réali­sant le projet “concep­tion du tuto­riel trello”. Vous pouvez voir les listes “à faire”, “en cours de réali­sa­tion” et “terminé”. A chaque fois qu’une tâche est réali­sée, il suffit de dépla­cer la carte dans la bonne colonne. Ce tableau est partagé avec 3 personnes comme vous pouvez le voir ici. Pour chaque carte, les respon­sables sont assi­gnés grâce à la fonc­tion membre.
Le code couleur que vous pouvez voir est donné par les étiquettes. Nous avons défini la couleur bleue pour repé­rer instan­ta­né­ment les tâches à réali­ser avec l’équipe audio­vi­suelle.
Vous pouvez égale­ment retrou­ver les échéances de certaines tâches comme ici. Lorsque le délai est passé, l’échéance se met en rouge.

Nos astuces sur Trello

Vous pouvez suivre ici dans la colonne de droite l’acti­vité de votre tableau.
Au sein de chaque carte, vous pouvez égale­ment ajou­ter un commen­taire et vous adres­ser à une personne en parti­cu­lier grâce à ce symbole.

Autre astuce : vous pouvez filtrer votre tableau par les étiquettes ou encore pour ne voir que les tâches qui vous concernent ici.
Enfin, vous pouvez relier des pièces jointes et liens au sein de vos cartes, par exemple en mettant le lien d’un docu­ment partagé par exemple comme ici.

Conclu­sion

Et voici pour les premières fonc­tion­na­li­tés. Bien sûr vous pouvez créer autant de tableaux, de listes et de cartes que vous le souhai­tez, pour gérer vos projets avec votre équipe. L’ou­til est vrai­ment très pratique; visuel et intui­tif et devrait faci­le­ment convaincre vos collègues. N’hé­si­tez pas à le tester pour vos projets profes­sion­nels comme person­nel, les utili­sa­tions poten­tielles se déclinent à l’in­fini !