Ancrer Copilot dans le quotidien d’un comité de direction en un mois
Tristan Fourault, responsable de la stratégie et des affaires publiques de l’Institut Français des Administrateurs, raconte comment le comité de direction s’est approprié Copilot en un mois avec Unow.
Faire adopter Copilot par un comité de direction très sollicité, et mesurer ce que l’outil apporte à ses métiers avant d’étendre la démarche aux équipes.
Le format Impact « Les fondamentaux de Copilot », sur quatre semaines et entièrement à distance. Chaque semaine, un module en ligne et une classe virtuelle d’une heure avec un expert, disponible tout le mois, qui adapte chaque séance aux usages de l’IFA.
L’Institut Français des Administrateurs (IFA) fédère la plus grande communauté d’administrateurs en France, avec 3 700 adhérents qui siègent dans les conseils de sociétés cotées, d’ETI, d’associations ou de fondations. Toute l’année, l’association fait vivre cette communauté à Paris comme en région, et forme elle-même les administrateurs à leurs responsabilités.
Tristan Fourault y est responsable de la stratégie et des affaires publiques depuis 2021. Il pilote aussi le déploiement de l’IA dans les équipes. C’est ce chantier qui l’a amené à solliciter Unow fin mai, pour former le comité de direction à Copilot avant l’été.
Commencer par le comité de direction
L’IFA a migré ses documents sur SharePoint, puis déployé Copilot dans le cadre d’une expérimentation. L’équipe a vite compris qu’il faudrait se former pour en tirer parti. Une première formation d’une journée en présentiel, organisée avant le début de la collaboration avec Unow, n’a pas suffi, car les usages variaient trop d’un métier à l’autre pour tenir dans une seule journée.
L’association a donc choisi de commencer par son comité de direction. Ses membres traitent chaque jour un volume important de mails et de demandes d’adhérents. Les former en premier permettait d’évaluer les gains de temps possibles et de repérer des cas d’usage concrets, avant d’aller plus loin.
Pour cette nouvelle étape, Tristan Fourault cherchait un autre format. Le calendrier laissait peu de marge, puisque la formation devait se terminer avant l’été.
« La proposition de Unow tranchait avec tout ce qu’on avait vu : parmi les propositions que nous avions étudiées, celle de Unow se distinguait par la combinaison d’une plateforme de formation en ligne et d’un expert mobilisable tout au long du mois. En un mois, on a pu réellement expérimenter Copilot sur nos propres usages. »
Un mois de formation construit autour des métiers de l’IFA
Pendant quatre semaines, les huit membres du comité de direction ont suivi chaque semaine un module en ligne et une classe virtuelle d’une heure, complétés par des exercices pratiques. Entre deux séances, ils pouvaient solliciter l’expert sur toutes leurs questions d’usage.
En classe virtuelle, l’expert interrogeait beaucoup les participants pour s’assurer que ses exemples collaient à leurs problématiques, et ajustait les thèmes en conséquence. Pour la quatrième séance, l’équipe voulait savoir comment exploiter Copilot avec son CRM, un sujet absent du programme initial. L’expert a reconstruit la séance autour de cette question et trouvé des façons de connecter les deux outils. Copilot peut ainsi s’appuyer à la fois sur le CRM, les mails et les documents de l’association pour préparer des réponses précises. L’IFA mène aujourd’hui une expérimentation sur ce sujet.
« L’expert a été très à l’écoute et très réactif. Il a réussi à adapter la quatrième séance à une problématique qui touchait notre CRM et qui n’était pas prévue au départ. »
Les chefs de projet Unow ont, de leur côté, relancé régulièrement les participants pour les inciter à suivre les classes virtuelles et à avancer dans le parcours en ligne. Ce suivi patient est difficile à tenir en interne quand on gère, comme Tristan Fourault, un grand nombre de sollicitations au quotidien. Grâce à ces relances, les participants ont gardé le rythme jusqu’au bout.
Copilot s’installe dans le quotidien du comité de direction
Avant la formation, le comité de direction utilisait peu Copilot. Aujourd’hui, ses membres s’en servent pour organiser leur travail et prioriser leurs dossiers. Les participants ont attribué une note globale de 4,7/5 à la formation, et la note maximale à l’expert.
« Plusieurs membres du comité de direction ont développé leurs propres agents pour automatiser des tâches routinières. Ils gagnent vraiment en efficacité et tirent le meilleur parti de l’outil. »
Une démarche appelée à essaimer dans toute l’association
La formation a nourri un projet plus large. L’IFA lance un groupe de travail interne pour déployer l’IA dans ses différents métiers, avec des indicateurs pour mesurer l’utilité des outils. L’association prépare aussi une charte IA, qui encadrera les usages en cohérence avec ses valeurs. Le prochain chantier concerne l’ensemble des collaborateurs, que l’IFA veut accompagner pour qu’ils s’approprient ces outils dans leur métier.
« Cette formation a donné au comité de direction des usages concrets de Copilot en quelques semaines. J’ai moi-même suivi le parcours jusqu’à la certification, et nous souhaitons impulser une dynamique pour acculturer l’ensemble de nos équipes et accompagner nos collaborateurs dans un usage responsable des outils d’intelligence artificielle. »
Vous souhaitez accompagner votre comité de direction dans la prise en main de Copilot ? Parlons de votre projet.
