Comment prépa­rer un entre­tien annuel quand on est mana­ger ?

Il est impor­tant d’iden­ti­fier les 4 phases prin­ci­pales de l’en­tre­tien profes­sion­nel. La première grande étape, c’est de convoquer et d’or­ches­trer un entre­tien. Il faut que votre colla­bo­ra­teur soit au courant que cet entre­tien arrive et qu’il puisse s’y prépa­rer. La deuxième grande étape est de se prépa­rer soi-même, en tant que mana­ger. Vous aller voir qu’il y a de multiples tâches à accom­plir pour être prêt le jour de l’en­tre­tien. Ensuite vient la phase d’ani­ma­tion, celle à laquelle on pense auto­ma­tique­ment. Pour termi­ner, s’ajoute la phase du suivi. En fait, on l’ou­blie souvent, mais après l’en­tre­tien, tout ne s’ar­rête pas lorsque l’on quitte la salle. Il faut assu­rer le suivi, pour juste­ment respec­ter les promesses faites au colla­bo­ra­teur

– Orches­trer et convoquer l’en­tre­tien

La première phase, c’est l’or­ches­tra­tion et la convo­ca­tion de l’en­tre­tien. En effet, vous avez toute une équipe pour qui vous devez mener des entre­tiens. Il va donc falloir plani­fier tous ces entre­tiens et s’as­su­rer que cette plani­fi­ca­tion soit respec­tée. Pour cela, je vous conseille de bien timer vos entre­tiens. Il faut veiller à ce que chaque entre­tien dure entre trente à quarante-cinq minutes, et ensuite se lais­ser de la marge entre deux entre­tiens. On conseille en géné­ral une quin­zaine de minutes pour bien rédi­ger sa trame d’en­tre­tien, prendre des notes, et pourquoi pas lais­ser un peu plus de temps à un colla­bo­ra­teur qui voudrait appro­fon­dir certains sujets. Ne frus­trez pas vos colla­bo­ra­teurs en ayant un suivant qui attend déjà derrière la porte. Lais­sez-leur du temps, prenez le temps de commu­niquer avec eux.

Autre grand point, réser­vez un espace propice pour l’en­tre­tien profes­sion­nel, en effet, il faut trou­ver un endroit tranquille, au calme, avec un respect de confi­den­tia­lité. Oubliez l’open space, oubliez aussi votre télé­phone portable et deman­dez à vos colla­bo­ra­teurs de l’ou­blier égale­ment. Il faut que vous soyez en pleine phase de commu­ni­ca­tion et que rien ne vienne inter­fé­rer. Montrez bien d’ailleurs que la salle est occu­pée, pour que personne ne vienne vous embê­ter pendant ce temps-là. Il faut veiller à ce que le moment soit le plus tranquille possible et le plus propice pour commu­niquer avec votre colla­bo­ra­teur.

Puis, vient l’étape de la convo­ca­tion à l’en­tre­tien profes­sion­nel. Cette convo­ca­tion est essen­tielle, elle informe le colla­bo­ra­teur qu’un entre­tien va avoir lieu. Il est donc aussi inté­res­sant qu’il sache quel est cet entre­tien et quels sont ses objec­tifs. Il n’est pas obli­ga­toire de le noter, mais je vous le conseille. Les colla­bo­ra­teurs n’ont pas encore acquis ce qu’est l’en­tre­tien profes­sion­nel, c’est tout nouveau pour vous, mais ce l’est encore plus pour eux. Ainsi, lais­sez le temps et parta­gez l’in­for­ma­tion pour qu’ils le comprennent. Envoyez cette convo­ca­tion suffi­sam­ment à l’avance, je conseille forte­ment une dizaine de jours au moins, pour que le colla­bo­ra­teur puisse se prépa­rer et réflé­chir à ce qu’il va vous dire. Préci­sez-lui bien entendu sur la convo­ca­tion, l’heure et le lieu du rendez-vous, avec toutes les infor­ma­tions : quel bâti­ment, quel endroit, quel étage, etc. Il est inté­res­sant de mettre une durée aussi, pour que la personne puisse cali­brer ce dont elle va vous parler.

– Se prépare en tant que mana­ger

Vous avez demandé à votre colla­bo­ra­teur de se prépa­rer. Mais vous, vous êtes vous préparé pour cet entre­tien profes­sion­nel ? C’est impor­tant, il faut prévoir du temps pour bien iden­ti­fier ce que vous allez lui trans­mettre. Parce qu’il y a des infor­ma­tions que vous allez lui donner. Il faut aussi lui donner de la visi­bi­lité sur ce qu’il va se passer dans votre entre­prise, dans votre secteur d’ac­ti­vité, mais aussi dans votre équipe. C’est à vous de réunir toutes les infor­ma­tions sur les objec­tifs de l’en­tre­prise, sa stra­té­gie, les objec­tifs de votre service, les évolu­tions de votre secteur d’ac­ti­vité, et éven­tuel­le­ment de votre zone géogra­phique. Tout cela, le colla­bo­ra­teur doit le savoir pour pouvoir se posi­tion­ner et comprendre quels sont les impacts sur sa propre vie profes­sion­nelle. Et c’est votre rôle de mana­ger de les lui four­nir, lors de l’en­tre­tien profes­sion­nel. Mais pour ça, encore faut-il prendre le temps de les cher­cher.

Il faut aussi faire un point sur où il en est, aller relire son entre­tien de l’an­née précé­dente, aller iden­ti­fier juste­ment s’il a fait des forma­tions, ou s’il a mené des actions pour déve­lop­per ses compé­tences. Pour préci­sé­ment savoir où il en est aujour­d’hui. Refaites un point sur l’en­tre­tien annuel que vous aviez eu avant, pour voir sur quels points vous deviez travailler ensemble. Cela vous servira de base pour trou­ver des moyens de progres­sion. Vous devez donc d’abord faire un point qui vous amènera à mener une réflexion pour savoir dans quelle direc­tion vous souhai­tez emme­ner votre colla­bo­ra­teur. Vers quel projet, vers quelle action de forma­tion, vers quelle action mana­gé­riale ? Proje­tez-vous dans l’ave­nir et ayez des idées que vous devrez ensuite co-construire avec lui, bien entendu. Listez alors les ressources puis les forma­tions que vous pour­riez mettre à sa dispo­si­tion.   

– Rassem­bler les éléments utiles

Vous devez prépa­rer pour chacun de vos colla­bo­ra­teurs une trame d’en­tre­tien. Ayez aussi sa fiche de poste, de son poste actuel, mais aussi, si vous voulez le faire évoluer, du poste à venir. Même si l’évo­lu­tion est longue, il va falloir évaluer les compé­tences qui lui manquent. C’est donc impor­tant d’avoir les deux fiches de poste. Aller égale­ment récu­pé­rer son dernier entre­tien, surtout si ce n’est pas vous qui l’avez mené. Je vous conseille aussi de vous munir de ce que l’on appelle la fiche de suivi mana­gé­riale, une petite fiche où au cours de l’an­née, vous allez noter tous les points impor­tants. Tous les succès, toutes les diffi­cul­tés rencon­trées. Bien sûr, vous lui en avez déjà parlé, mais vous les avez tous notés et vous avez fait un point. Et quand vous allez prépa­rer votre entre­tien, vous n’au­rez plus qu’à reprendre ces infor­ma­tions, puis vous dispo­se­rez de cas factuels qui vont pouvoir vous aider à alimen­ter votre entre­tien profes­sion­nel.

Enfin, je vous conseille d’avoir avec vous ce que l’on appelle les fiches pratiques, qui sont des petites fiches de synthèse qui parlent des diffé­rents dispo­si­tifs de forma­tion, mais égale­ment des diffé­rents dispo­si­tifs de GPEC. Elles vous réex­pliquent ce qu’est un bilan de compé­tences, ce qu’est une vali­da­tion des acquis de l’ex­pé­rience, ce que c’est qu’une période de profes­sion­na­li­sa­tion. Tous ces dispo­si­tifs que vous n’uti­li­sez pas au quoti­dien, mais dont vous allez devoir infor­mer le colla­bo­ra­teur. Vous pour­rez soit en commu­niquer une copie, soit en réex­pliquer le contenu, tout en ayant les docu­ments avec vous. Ayez-les, cela fait partie de la boite à outils du mana­ger lors de l’en­tre­tien profes­sion­nel.

– Orga­ni­ser votre réflexion

Viens ensuite le moment de se dire : qu’est-ce que je dois prépa­rer en termes de réflexion ? Et là un gros moment de travail est à mener et il est impor­tant d’avoir prévu assez de temps pour le faire. Il faut que vous iden­ti­fiiez juste­ment où est-ce que vous voulez envoyer votre colla­bo­ra­teur. Quels sont vos projets ? Va-t-il rester à son poste ? Si oui, sur quels points doit-il progres­ser ? Doit-il chan­ger de poste ? Doit-il deve­nir plus poly­va­lent ? Tout cela, c’est à vous de le défi­nir. C’est vous le mana­ger, et vous connais­sez les tenants et les abou­tis­sants de votre service.

Vous allez aussi iden­ti­fier, chez chacun de vos colla­bo­ra­teurs, sur quelles compé­tences vous allez travailler. Sur quoi vous allez partir pour déve­lop­per leurs compé­tences. Cela va vous permettre de déve­lop­per des actions spéci­fiques et éven­tuel­le­ment de réflé­chir aux programmes de forma­tion à mettre en œuvre. Vous ne construi­sez pas cela sur le tas, vous avez déjà votre propre idée, lui aura les siennes et vous allez confron­ter et co-construire le projet final.