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Comment préparer un entretien annuel quand on est manager ?

Par Céline Delort - Le March 01, 2016

Comment préparer un entretien annuel quand on est manager ?

Il est important d'identifier les 4 phases principales de l'entretien professionnel. La première grande étape, c'est de convoquer et d’orchestrer un entretien. Il faut que votre collaborateur soit au courant que cet entretien arrive et qu'il puisse s'y préparer. La deuxième grande étape est de se préparer soi-même, en tant que manager. Vous aller voir qu'il y a de multiples tâches à accomplir pour être prêt le jour de l'entretien. Ensuite vient la phase d'animation, celle à laquelle on pense automatiquement. Pour terminer, s'ajoute la phase du suivi. En fait, on l'oublie souvent, mais après l’entretien, tout ne s'arrête pas lorsque l'on quitte la salle. Il faut assurer le suivi, pour justement respecter les promesses faites au collaborateur

- Orchestrer et convoquer l'entretien

La première phase, c'est l’orchestration et la convocation de l'entretien. En effet, vous avez toute une équipe pour qui vous devez mener des entretiens. Il va donc falloir planifier tous ces entretiens et s'assurer que cette planification soit respectée. Pour cela, je vous conseille de bien timer vos entretiens. Il faut veiller à ce que chaque entretien dure entre trente à quarante-cinq minutes, et ensuite se laisser de la marge entre deux entretiens. On conseille en général une quinzaine de minutes pour bien rédiger sa trame d’entretien, prendre des notes, et pourquoi pas laisser un peu plus de temps à un collaborateur qui voudrait approfondir certains sujets. Ne frustrez pas vos collaborateurs en ayant un suivant qui attend déjà derrière la porte. Laissez-leur du temps, prenez le temps de communiquer avec eux.

Autre grand point, réservez un espace propice pour l'entretien professionnel, en effet, il faut trouver un endroit tranquille, au calme, avec un respect de confidentialité. Oubliez l'open space, oubliez aussi votre téléphone portable et demandez à vos collaborateurs de l'oublier également. Il faut que vous soyez en pleine phase de communication et que rien ne vienne interférer. Montrez bien d'ailleurs que la salle est occupée, pour que personne ne vienne vous embêter pendant ce temps-là. Il faut veiller à ce que le moment soit le plus tranquille possible et le plus propice pour communiquer avec votre collaborateur.

Puis, vient l'étape de la convocation à l'entretien professionnel. Cette convocation est essentielle, elle informe le collaborateur qu'un entretien va avoir lieu. Il est donc aussi intéressant qu'il sache quel est cet entretien et quels sont ses objectifs. Il n'est pas obligatoire de le noter, mais je vous le conseille. Les collaborateurs n'ont pas encore acquis ce qu'est l'entretien professionnel, c'est tout nouveau pour vous, mais ce l’est encore plus pour eux. Ainsi, laissez le temps et partagez l'information pour qu'ils le comprennent. Envoyez cette convocation suffisamment à l'avance, je conseille fortement une dizaine de jours au moins, pour que le collaborateur puisse se préparer et réfléchir à ce qu'il va vous dire. Précisez-lui bien entendu sur la convocation, l'heure et le lieu du rendez-vous, avec toutes les informations : quel bâtiment, quel endroit, quel étage, etc. Il est intéressant de mettre une durée aussi, pour que la personne puisse calibrer ce dont elle va vous parler.

- Se prépare en tant que manager

Vous avez demandé à votre collaborateur de se préparer. Mais vous, vous êtes vous préparé pour cet entretien professionnel ? C'est important, il faut prévoir du temps pour bien identifier ce que vous allez lui transmettre. Parce qu'il y a des informations que vous allez lui donner. Il faut aussi lui donner de la visibilité sur ce qu'il va se passer dans votre entreprise, dans votre secteur d'activité, mais aussi dans votre équipe. C'est à vous de réunir toutes les informations sur les objectifs de l'entreprise, sa stratégie, les objectifs de votre service, les évolutions de votre secteur d'activité, et éventuellement de votre zone géographique. Tout cela, le collaborateur doit le savoir pour pouvoir se positionner et comprendre quels sont les impacts sur sa propre vie professionnelle. Et c'est votre rôle de manager de les lui fournir, lors de l'entretien professionnel. Mais pour ça, encore faut-il prendre le temps de les chercher.

Il faut aussi faire un point sur où il en est, aller relire son entretien de l'année précédente, aller identifier justement s'il a fait des formations, ou s'il a mené des actions pour développer ses compétences. Pour précisément savoir où il en est aujourd'hui. Refaites un point sur l'entretien annuel que vous aviez eu avant, pour voir sur quels points vous deviez travailler ensemble. Cela vous servira de base pour trouver des moyens de progression. Vous devez donc d'abord faire un point qui vous amènera à mener une réflexion pour savoir dans quelle direction vous souhaitez emmener votre collaborateur. Vers quel projet, vers quelle action de formation, vers quelle action managériale ? Projetez-vous dans l'avenir et ayez des idées que vous devrez ensuite co-construire avec lui, bien entendu. Listez alors les ressources puis les formations que vous pourriez mettre à sa disposition.   

- Rassembler les éléments utiles

Vous devez préparer pour chacun de vos collaborateurs une trame d'entretien. Ayez aussi sa fiche de poste, de son poste actuel, mais aussi, si vous voulez le faire évoluer, du poste à venir. Même si l'évolution est longue, il va falloir évaluer les compétences qui lui manquent. C'est donc important d'avoir les deux fiches de poste. Aller également récupérer son dernier entretien, surtout si ce n'est pas vous qui l'avez mené. Je vous conseille aussi de vous munir de ce que l'on appelle la fiche de suivi managériale, une petite fiche où au cours de l'année, vous allez noter tous les points importants. Tous les succès, toutes les difficultés rencontrées. Bien sûr, vous lui en avez déjà parlé, mais vous les avez tous notés et vous avez fait un point. Et quand vous allez préparer votre entretien, vous n'aurez plus qu'à reprendre ces informations, puis vous disposerez de cas factuels qui vont pouvoir vous aider à alimenter votre entretien professionnel.

Enfin, je vous conseille d'avoir avec vous ce que l'on appelle les fiches pratiques, qui sont des petites fiches de synthèse qui parlent des différents dispositifs de formation, mais également des différents dispositifs de GPEC. Elles vous réexpliquent ce qu'est un bilan de compétences, ce qu'est une validation des acquis de l'expérience, ce que c'est qu'une période de professionnalisation. Tous ces dispositifs que vous n'utilisez pas au quotidien, mais dont vous allez devoir informer le collaborateur. Vous pourrez soit en communiquer une copie, soit en réexpliquer le contenu, tout en ayant les documents avec vous. Ayez-les, cela fait partie de la boite à outils du manager lors de l'entretien professionnel.

- Organiser votre réflexion

Viens ensuite le moment de se dire : qu'est-ce que je dois préparer en termes de réflexion ? Et là un gros moment de travail est à mener et il est important d'avoir prévu assez de temps pour le faire. Il faut que vous identifiiez justement où est-ce que vous voulez envoyer votre collaborateur. Quels sont vos projets ? Va-t-il rester à son poste ? Si oui, sur quels points doit-il progresser ? Doit-il changer de poste ? Doit-il devenir plus polyvalent ? Tout cela, c'est à vous de le définir. C'est vous le manager, et vous connaissez les tenants et les aboutissants de votre service.

Vous allez aussi identifier, chez chacun de vos collaborateurs, sur quelles compétences vous allez travailler. Sur quoi vous allez partir pour développer leurs compétences. Cela va vous permettre de développer des actions spécifiques et éventuellement de réfléchir aux programmes de formation à mettre en œuvre. Vous ne construisez pas cela sur le tas, vous avez déjà votre propre idée, lui aura les siennes et vous allez confronter et co-construire le projet final.

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