RH : Les dispo­si­tifs pour se prépa­rer à chaque entre­tien profes­sion­nel

Bonjour à tous et bien­ve­nue sur cette vidéo où nous allons parler de la prépa­ra­tion des entre­tiens spéci­fiques. En effet, chacun de vos colla­bo­ra­teurs est distinct et il n’a pas la même façon de fonc­tion­ner. Il n’a pas non plus la même évolu­tion profes­sion­nelle.

Vous devez donc prépa­rer son entre­tien de façon spéci­fique, comme un cas parti­cu­lier et cela peut prendre du temps. En géné­ral, on compte une tren­taine de minutes pour la prépa­ra­tion, surtout au départ.

Ne le négli­gez pas, vous serez ainsi préparé et vous vous senti­rez beau­coup plus à l’aise lors de l’en­tre­tien profes­sion­nel.

Les méthodes pour une prépa­ra­tion opti­male

Je vais tout d’abord vous donner un certain nombre de tech­niques et de méthodes pour opti­mi­ser cette prépa­ra­tion. Nous allons lister un certain nombre d’élé­ments à prépa­rer, pour être sûr de ne rien oublier. Nous allons ensuite voir quelles réflexions nous avons à conduire pour chacun de ces entre­tiens. Vous vous senti­rez beau­coup plus à l’aise vous verrez. Surtout si vous avez conduit les bonnes réflexions et que vous avez du contenu à donner à cet entre­tien, ainsi que des compé­tences sur lesquelles vous devez travailler. Et ensuite nous prépa­re­rons les argu­men­taires. En effet, vous savez que vous avez des colla­bo­ra­teurs démo­ti­vés, d’autres qui n’ont pas envie de venir à l’en­tre­tien, il donc faut prépa­rer en amont vos contre-argu­ments, juste­ment pour être prêt le jour J.

Les éléments à prépa­rer pour l’en­tre­tien

Je vous conseille de faire une petite check-list qui vous permet­tra de lister ces éléments, vous verrez, vous serrez plus à l’aise et vous n’ou­blie­rez rien. Vous aurez égale­ment tous les éléments en main au moment de l’en­tre­tien. 

Analyse de la fiche de poste

Première chose, il vous faut analy­ser la fiche de poste de votre colla­bo­ra­teur, nous allons voir tout à l’heure comment cela ce fait et vous aller vous rendre compte que c’est un long travail, mais un travail passion­nant.

Analyse de la fiche de suivi mana­gé­rial

Ensuite il faudra récu­pé­rer la fiche de suivi mana­gé­rial, dont nous avons déjà parlé dans une précé­dente vidéo, pour aller voir ce que vous avez écrit dessus. Les réus­sites, là ou votre colla­bo­ra­teur a eu du mal, les fois où il a été en échec. Allez regar­der tous ces faits et ces éléments que vous avez listé toute l’an­née. Ils vous permet­tront d’ali­men­ter l’en­tre­tien profes­sion­nel. Allez aussi analy­ser vos précé­dents entre­tiens, l’en­tre­tien annuel peut-être, ou dans le futur vos prochains entre­tiens profes­sion­nels.

La trame d’en­tre­tien

Commen­cez à rensei­gner votre trame. Cela ne sert à rien, par exemple, de noter le nom de votre colla­bo­ra­teur au moment où il arrive. Ayez déjà tout préparé, vous serez alors plus tranquille et vous serez vrai­ment dans l’échange et dans la commu­ni­ca­tion.  

L’ana­lyse de la fiche de poste

L’ana­lyse de la fiche de poste repré­sente un gros travail, mais vous verrez qu’il est essen­tiel pour l’en­tre­tien profes­sion­nel. Il faut commen­cer par iden­ti­fier les chan­ge­ments et les nouvelles missions qui ont eu lieu ces derniers temps ou depuis quelques années, sur la fiche de poste de votre colla­bo­ra­teur.

• Est-ce qu’il y a des nouvelles choses qu’il fait ?
• Est-ce qu’il a de nouvelles respon­sa­bi­li­tés ?
• Il y a-t-il eu des évolu­tions ou des chan­ge­ments ?
• Un logi­ciel qui a changé, une évolu­tion juri­dique, enfin tous les éléments qui amènent un chan­ge­ment.

Tout cela, vous devez l’iden­ti­fier.   

  Ensuite, vous devez décli­ner les missions de votre colla­bo­ra­teur en compé­tences, si ce n’est pas déjà fait. Puis il faut iden­ti­fier les évolu­tions à venir sur le poste. Peut-être que dans l’ave­nir, son poste ne va pas rester le même. Peut-être que vous allez juste chan­ger un logi­ciel infor­ma­tique, mais qu’il va falloir qu’il apprenne à le maitri­ser. Peut-être que demain, son poste subira un très gros chan­ge­ment. Tout doit être noté et votre colla­bo­ra­teur doit en être informé. Enfin, il vous faut recher­cher les champs de progres­sion envi­sa­geables pour ce colla­bo­ra­teur. Sur quels points vous voulez qu’il travaille. Quelles compé­tences il doit acqué­rir et déve­lop­per dans l’an­née à venir ? Et comment vous allez pouvoir l’y aider ? Vous voyez qu’une fois que vous aurez fait ce travail, vous aurez déjà bien avancé.  

Cas Vétir : analy­ser la fiche de poste de Mme Sangène

Alors comme le meilleur moyen d’ap­prendre c’est de tester, je vous propose que l’on utilise notre cas fil rouge, le cas Vétir, pour tester l’ana­lyse de fiche de poste et la mettre juste­ment en pratique. Je vous propose de travailler sur le cas de Mme Sangène, notre vendeuse. Pour cela nous décli­ne­rons :

• les missions en compé­tences et vous aurez à décli­ner les missions de la vendeuse pour voir quelles compé­tences elle doit avoir ;
• vous aurez à analy­ser sa fiche de poste et à voir avec les évolu­tions que je vous ai proposé pour Vétir, s’il y a des impacts la fiche de poste. Et si oui, lesquelles et comment on va pouvoir agir ensuite ;
• et enfin, on iden­ti­fiera les compé­tences sur lesquelles on souhaite travailler pour Mme Sangène, celles qui sont prio­ri­taires et quelles sont les possi­bi­li­tés pour faire évoluer ces compé­tences.

C’est un travail impor­tant que je vous propose cette semaine, mais il est essen­tiel. Il est à la fois passion­nant et aussi riche en terme de péda­go­gie.  

Les réflexions à conduire

Inté­res­sons nous main­te­nant aux diffé­rents points de réflexions juste­ment. Ceux que vous devez mener sur chacun des dossiers de vos colla­bo­ra­teurs.   

Impact des évolu­tions sur le poste

Le premier point c’est juste­ment l’im­pact des évolu­tions sur le poste de vos colla­bo­ra­teurs. Vous connais­sez les évolu­tions de votre entre­prise, les évolu­tions de votre marché, les évolu­tions éven­tuelles de l’or­ga­ni­sa­tion du travail. Et pour tout cela, il faut évaluer les impacts sur le poste de votre colla­bo­ra­teur, et c’est extrê­me­ment impor­tant de se poser la ques­tion.

Possi­bi­li­tés d’évo­lu­tions

Ensuite, vous devrez iden­ti­fier les possi­bi­li­tés d’évo­lu­tions pour votre colla­bo­ra­teur.

• Est-ce que vous avez envie de le faire évoluer, de poste notam­ment.
• Est-ce qu’il doit chan­ger de poste dans l’ave­nir ?
• Est-ce vous voulez plutôt le garder dans le même poste, tout en lui donnant de nouvelles respon­sa­bi­li­tés ou de nouvelles acti­vi­tés ?
• Ou bien le rendre peut-être plus auto­nome ou plus poly­va­lent.

Tout cela, c’est à vous de l’iden­ti­fier en tant que mana­ger ! Où voulez-vous l’em­me­ner et quel est le chemin à parcou­rir pour y arri­ver ? Et bien entendu, sur quelles compé­tences il doit travailler pour arri­ver à aller sur ce nouveau poste.

Compé­tences à déve­lop­per

Vous devrez donc iden­ti­fier sur quelles compé­tences on doit travailler, et quelles sont celles que l’on doit déve­lop­per. Cela peut avoir un lien avec l’en­tre­tien annuel, vous l’avez peut-être vu à ce moment là et vous aviez déjà évalué ces compé­tences.

Les ressources pour progres­ser

Pour termi­ner, il faut que vous commen­ciez à réflé­chir à quelles sont les ressources que vous avez à votre dispo­si­tion pour le faire évoluer et pour le faire progres­ser. Est-ce que vous pouvez faire quelque-chose en tant que mana­ger ? Est-ce que vous avez des forma­tions qu’il peut suivre ? Existe t-il des actions qui peuvent être réali­sées dans l’en­tre­prise, pour l’ai­der à progres­ser ? Tout cela, il faut commen­cer à le lister. Vous voyez que c’est un travail impor­tant, qui néces­site bien la demi-heure dont nous avons parlé précé­dem­ment.  

Les argu­men­taires à prépa­rer

Inté­res­sons nous main­te­nant aux argu­men­taires à prépa­rer. En effet, vous connais­sez vos colla­bo­ra­teurs. Vous savez d’ailleurs que vous en avez certains qui sont diffi­cile à gérer, certains qui sont plus démo­ti­vés que d’autres, certains qui sont peut-être plus réti­cents à l’en­tre­tien annuel ou à la forma­tion. Certains peut-être, qui n’ont pas l’im­pres­sion qu’ils ont des besoins de progres­sion. Tout ça, ce sont des cas assez parti­cu­liers et il faut les prépa­rer avant d’en­trer en entre­tien Vous savez déjà que pour cet entre­tien, il faudra travailler sur un contre-argu­men­taire pour parler de cet aspect là. A vous d'iden­ti­fier, en amont, quels seront les risques de réti­cence et de travailler sur les argu­men­taires. Nous l’étu­die­rons lors d’un prochain module et nous verrons ces cas parti­cu­liers pour prépa­rer vos futurs contre-argu­men­taires.  

Synthèse

En synthèse de ce module, nous l’avons vu, chaque entre­tien est spéci­fique. Il faut donc prépa­rer chacun d’entre-eux, pour être beau­coup plus à l’aise et amener du contenu. Vous verrez que c’est essen­tiel et que cette phase ne peut pas être contour­née. Je vous conseille donc de prévoir les 30 minutes dont je vous ai parlé, pour prépa­rer chacun de vos entre­tiens et trai­ter les diffé­rents points que nous avons vu dans ce module.  

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