Comment prendre et préparer son rendez-vous client ?

Nicolas Woirhaye est spécialiste de la prospection. Pour Unow, il vous explique comme bien préparer votre rendez-vous client. De la prospection à la rencontre, il détaille pour vous toutes les étapes de la démarche.

Extrait de la vidéo de formation : MOOC Digital Business

Bonjour, je suis Nicolas Woirhaye, fondateur de la société IKO System qui développe un logiciel de prospection. J’ai également écrit un livre sur “Les machines de guerre commerciales” pour mieux comprendre les techniques marketing et commerciales qui sont utilisées par les sociétés en forte croissance.

Nous allons aborder le sujet de la prospection qui est aussi ma passion, même si ça peut vous sembler bizarre.

Les étapes de la prospection 

Pour faire simple, il y a 4 étapes dans la prospection :

1. trouver les décideurs qui peuvent m’intéresser (pré-qualification)
2. trouver un moyen de les contacter (email, téléphone ou réseau social)
3. décrocher un rendez-vous et le planifier
4. faire le rdv, les qualifier et les convaincre

Pour trouver des décideurs, c’est assez simple : sur les réseaux sociaux, en ciblant des sociétés, en achetant des bases de contacts ou en faisant le tri parmi les prospects qui téléchargent nos contenus.

La difficulté de la prospection n’est généralement pas dans le fait de trouver le décideur qui peut nous intéresser.

 La difficulté principale est justement d’avoir son intérêt et sa curiosité pour qu’il nous donne de l’attention et du temps, dans un rdv planifié. 

“Planifié” parce que le plus difficile, c’est bien d’avoir son temps et son attention. Et ça, ça devient une matière précieuse en voie d’extinction.

La prise de rendez-vous client

Justement, joindre ses prospects. Même si vous avez une ligne directe, vous êtes à peu près sûr de déranger un décideur. Et si vous le dérangez, vous n’avez presque aucune chance qu’il prenne le temps de vous parler de ses besoins.

En 2003, il fallait 4 tentatives pour joindre un décideur en moyenne. Aujourd’hui, c’est plus de 8 tentatives. Et plus la personne a du pouvoir d’achat, plus c’est dur en général.

Mais s’il y a différents moyens pour joindre un décideur, toutes ne se valent pas :

• faire un appel téléphonique (on dit “faire un appel dans le dur”) vous donne 1 à 2% de chance d’avoir un vrai projet
• personnaliser un email ou un message sur un réseau social, légèrement mieux
• parler à un décideur sur un salon donne 10% de projets en moyenne
• construire des scénarios d’emails (où on envoit des séries de multiples emails sur 1 ou 2 mois) peut vous donner plus de 20% de chances de décrocher un projet
• et quand on mixe des appels téléphoniques avec un scénario d’emails, on augmente encore les résultats de 50%

Vu ces résultats, vous comprenez bien que c’est critique de trouver le bon moyen pour décrocher des rendez-vous. Et pour ça, au-delà des moyennes et des statistiques, ce qui compte, c’est quel est le profil des acheteurs que vous ciblez. Instagram, Twitter, Linkedin, les emails, le téléphone, les salons, le réseau… Tout dépend de ses habitudes.

Le rendez-vous client : se préparer à convaincre

Une fois que le rendez-vous est planifié, qu’il se passe physiquement ou au téléphone, on va se préparer. 

Comprendre le contexte et l’organisation du prospect, c’est important pour briser la glace. Comprendre son métier, son secteur d’activité aussi. Mais le plus important de tout, c’est 1) de bien connaître son profil psychologique et ce qui l’empêche de dormir la nuit. Et 2) d’avoir une structure de la façon dont vous menez le rendez-vous.

La structure du rendez-vous, elle est presque toujours la même :

• on crée la curiosité, pour avoir l’attention de l’interlocuteur
• ensuite on pose des questions pour comprendre les besoins ou les problèmes auquel il peut faire face
• une fois que ses besoins sont clairs, on peut présenter sa solution dans le contexte de l’acheteur et selon ce qu’il vient de nous dire
• éventuellement on montre ensuite son produit (ce qu’on peut montrer)
• tout de suite après, on valide que la solution peut répondre au besoin
• si oui, on enchaîne, on le projette dans le monde où il a acheté notre offre, les bénéfices, sa nouvelle vie
• dernière étape : on anticipe sur la partie la plus angoissante de l’acte d’achat, en réduisant sa perception du risque
• enfin, à ne jamais oublier, on définit la prochaine étape : qui doit-on rencontrer, à quelle date, etc.

Conclusion : ce qu’il faut retenir

Donc, pour résumer :

• Trouver les contacts c’est facile. Décrocher un rdv planifié l’est beaucoup moins : plusieurs tactiques, mais la meilleure est celle qui correspond aux habitudes de l’acheteur
• Une fois qu’on a un rdv, on prépare bien les étapes du rendez-vous qu’on veut conduire
• On ne parle pas de sa solution dans les 10 premières minutes, il faut d’abord comprendre son besoin. Et s'il se sent écouté, il portera encore plus d’intérêt à votre offre.
• Et enfin, ne jamais oublier, en fin de rdv, de se mettre d’accord sur la prochaine étape.

Voila, maintenant vous pouvez vous lancer dans votre prospection. Vous verrez, c’est pas seulement de la séduction, mais c’est un métier passionnant qui utilise un maximum de psychologie.