Comment gérer la charge de travail indi­vi­duelle ?

La charge de travail est une ques­tion qui revient régu­liè­re­ment dans les discus­sion entre colla­bo­ra­teurs. Surcharge, temps mort, mauvaise orga­ni­sa­tion peuvent rendre le travail diffi­cile et nuire à la stra­té­gie d’une entre­prise. Voyons comment apprendre à mieux gérer sa charge de travail pour être plus effi­cace et travailler plus serei­ne­ment.

Extrait de la vidéo de forma­tion : MOOC Gestion de projet – Perfec­tion­ne­ment

Sans gestion de charge, il est quasi­ment impos­sible de gérer des projets dans de bonnes condi­tions. C’est un exer­cice diffi­cile mais néces­saire, car il a un impact direct sur la perfor­mance des projets, des services et de l’or­ga­ni­sa­tion toute entière. Voici quelques pistes pour vous aider à gérer votre charge de travail plus effi­ca­ce­ment.

La charge, qu’est-ce que c’est ?

La charge, c’est le temps que vous pouvez réel­le­ment consa­crer à votre mission. Elle s’ex­prime géné­ra­le­ment sous la forme d’un pour­cen­tage du temps réel­le­ment dispo­nible pour produire.

Pourquoi apprendre à gérer la charge ? Voici plusieurs cas de figures très courants :

1. Un diri­geant d’en­tre­prise a besoin de savoir s’il peut raison­na­ble­ment rentrer un projet ou une acti­vité de plus dans l’en­tre­prise.
2. Un chef de projet a besoin de ressources supplé­men­taires rapi­de­ment.
3. Une DRH a besoin de savoir si elle doit bien­tôt embau­cher du person­nel.

Gérer effi­ca­ce­ment la charge de travail contri­bue large­ment à répondre à l’en­semble de ces ques­tions et bien plus encore !

La gestion de la charge indi­vi­duelle, comment ça marche ?

Rappe­lez-vous que vous avez une mission dans l’en­tre­prise. Elle est décrite norma­le­ment dans votre contrat travail et/ou votre descrip­tif de poste.

Quel que soit votre niveau d’au­to­no­mie (sauf bien sûr si vous êtes le patron ou la patronne), votre mana­ger direct est respon­sable de votre charge de travail.

Les clés d’une gestion de charge effi­cace

La gestion de la charge repose sur 5 points clés :

1.       l’éta­blis­se­ment de prévi­sion­nels (notam­ment : de quelles ressources aurons-nous besoin dans les semaines ou les mois à venir)

2.       la connais­sance que les mana­gers ont de chacun de leurs colla­bo­ra­teurs,

3.       l’appli­ca­tion des règles légales en matière notam­ment de temps de travail

4.       l’exis­tence d’une poli­tique de Ressources Humaines claire et

5.       la capa­cité à mesu­rer et ajus­ter régu­liè­re­ment la charge réelle

Ce qu’il faut rete­nir

Si la gouver­nance de l’en­tre­prise fixe la stra­té­gie, les objec­tifs et les prio­ri­tés et, qu’à l’autre bout, chaque mana­ger maîtrise la charge et la capa­cité de son équipe, il devient très facile de comprendre et d’ajus­ter les ressources de l’en­tre­prise en fonc­tion des besoins. Ainsi, les demandes des chefs de projets peuvent être anti­ci­pées et trai­tées effi­ca­ce­ment dans l’in­té­rêt commun de la stra­té­gie.