Comment gérer la charge de travail individuelle ?

La charge de travail est une question qui revient régulièrement dans les discussion entre collaborateurs. Surcharge, temps mort, mauvaise organisation peuvent rendre le travail difficile et nuire à la stratégie d'une entreprise. Voyons comment apprendre à mieux gérer sa charge de travail pour être plus efficace et travailler plus sereinement.

Extrait de la vidéo de formation : MOOC Gestion de projet - Perfectionnement

Sans gestion de charge, il est quasiment impossible de gérer des projets dans de bonnes conditions. C’est un exercice difficile mais nécessaire, car il a un impact direct sur la performance des projets, des services et de l'organisation toute entière. Voici quelques pistes pour vous aider à gérer votre charge de travail plus efficacement.

La charge, qu’est-ce que c’est ?

La charge, c’est le temps que vous pouvez réellement consacrer à votre mission. Elle s’exprime généralement sous la forme d’un pourcentage du temps réellement disponible pour produire.

Pourquoi apprendre à gérer la charge ? Voici plusieurs cas de figures très courants :

1. Un dirigeant d’entreprise a besoin de savoir s’il peut raisonnablement rentrer un projet ou une activité de plus dans l’entreprise.
2. Un chef de projet a besoin de ressources supplémentaires rapidement.
3. Une DRH a besoin de savoir si elle doit bientôt embaucher du personnel.

Gérer efficacement la charge de travail contribue largement à répondre à l’ensemble de ces questions et bien plus encore !

La gestion de la charge individuelle, comment ça marche ?

Rappelez-vous que vous avez une mission dans l’entreprise. Elle est décrite normalement dans votre contrat travail et/ou votre descriptif de poste.

Quel que soit votre niveau d’autonomie (sauf bien sûr si vous êtes le patron ou la patronne), votre manager direct est responsable de votre charge de travail.

Les clés d’une gestion de charge efficace

La gestion de la charge repose sur 5 points clés :

1.       l’établissement de prévisionnels (notamment : de quelles ressources aurons-nous besoin dans les semaines ou les mois à venir)

2.       la connaissance que les managers ont de chacun de leurs collaborateurs,

3.       l’application des règles légales en matière notamment de temps de travail

4.       l’existence d’une politique de Ressources Humaines claire et

5.       la capacité à mesurer et ajuster régulièrement la charge réelle

Ce qu’il faut retenir

Si la gouvernance de l’entreprise fixe la stratégie, les objectifs et les priorités et, qu’à l’autre bout, chaque manager maîtrise la charge et la capacité de son équipe, il devient très facile de comprendre et d’ajuster les ressources de l’entreprise en fonction des besoins. Ainsi, les demandes des chefs de projets peuvent être anticipées et traitées efficacement dans l’intérêt commun de la stratégie.