Gestion de projet : ma boîte à outils utile !

Gérer un projet peut s’avé­rer diffi­cile : peu d’in­for­ma­tions au départ, un comman­di­taire peu clair sur ses attentes, une orga­ni­sa­tion de travail floue…­Toutes ces problé­ma­tiques sont le lot quoti­dien des équipes “projet”. Mais alors, comment réus­sir à conce­voir et pilo­ter un projet dans un envi­ron­ne­ment aussi incer­tain ?

Les outils de gestion consti­tuent des éléments incon­tour­nables pour une bonne orga­ni­sa­tion de son travail et de son / ses équipe(s).  Saviez-vous qu’il existe un nombre incroyable d’ou­tils pour mener à bien un projet ? 

Je vous propose de faire le point sur ces fameux outils à utili­ser au moment oppor­tun. 

L’or­ga­ni­sa­tion, une notion fonda­men­tale 

On ne vous le répè­tera jamais assez, pour mener à bien un projet, une bonne orga­ni­sa­tion est fonda­men­tale ! On ne vous présente plus Trello, notre outil star de gestion de projet. Il vous permet de plani­fier un projet et de suivre toutes les étapes de sa réali­sa­tion grâce à de nombreuses fonc­tion­na­li­tés : créa­tion de tableaux, cartes et listes, invi­ta­tion de parti­ci­pants, ajout de commen­taires et de pièces-jointes, gestion des dead­lines et plus encore. 

Malgré les nombreux avan­tages que présente Trello, il peut paraître un peu trop complexe pour la gestion de vos petites tâches quoti­diennes. Un excellent outil qu’il peut être utile d’uti­li­ser dans ce genre de situa­tion est Google Agenda. Les fonc­tion­na­li­tés sont simples mais très pratiques pour program­mer des listes de tâches person­nelles de façon très rapide. 

Une bonne façon de s’or­ga­ni­ser peut égale­ment consis­ter à utili­ser un aide-mémoire. En effet, lorsque vous utili­sez X appli­ca­tions dans la même jour­née, il est fréquent de ne plus se souve­nir d’un mot de passe. Dans ce cas, l’ap­pli­ca­tion Meldium est votre amie. Elle permet d’en­re­gis­trer les mots de passe de tous vos comptes et de pouvoir direc­te­ment vous loguer en cliquant sur l’ap­pli­ca­tion de votre choix, un gain de temps consi­dé­rable ! 

La colla­bo­ra­tion, essen­tielle dans la mise en place d’un projet 

Une fois cette orga­ni­sa­tion établie, elle doit être accom­pa­gnée d’échanges régu­liers entre équipes, mais aussi avec le comman­di­taire, afin d’as­su­rer une bonne trans­mis­sion des infor­ma­tions. 

Pour une colla­bo­ra­tion opti­male, l’ou­til Google Drive présente de nombreux avan­tages en termes de partage de fichiers. Ce service permet d’hé­ber­ger et de parta­ger des docu­ments en ligne en attri­buant un droit de modi­fi­ca­tion ou de consul­ta­tion aux personnes concer­nées.

Autre outil très inté­res­sant, cette fois-ci, pour une commu­ni­ca­tion en interne : Slack. Cet outil permet d’or­ga­ni­ser des conver­sa­tions d’équipes en “chan­nels”, d’en­voyer des messages privés mais égale­ment, de passer des appels. Plus qu’un outil de “chat” tradi­tion­nel, il donne la possi­bi­lité d’en­voyer et de parta­ger tout type de docu­ment et de les retrou­ver très faci­le­ment sur la plate­forme. 

Le proto­ty­page, pour avoir une idée plus précise du projet 

La créa­tion est égale­ment une étape essen­tielle de la gestion de projet notam­ment, dans une entre­prise de petite taille où la poly­va­lence est de rigueur. Lors de la mise en place d’un projet, il est très impor­tant de vali­der régu­liè­re­ment le travail accom­pli avec le comman­di­taire. De cette façon, il a une idée précise de ce qui lui est proposé et il peut vali­der ou deman­der des modi­fi­ca­tions sans que cela n’im­pacte tout le projet et néces­site un retour à zéro. 

Dans cette optique de trans­pa­rence auprès du comman­di­taire, InVi­sion est un outil très inté­res­sant car il permet de créer des proto­types sans avoir à coder. De ce fait, il vous permet de présen­ter votre projet de façon dyna­mique, c’est à dire, en l’uti­li­sant comme s’il était déjà créé alors que ce n’est qu’une démons­tra­tion de ce à quoi il pour­rait ressem­bler. 

Ensuite, lorsque l’on gère un projet, il faut égale­ment penser à la cible finale et réflé­chir à comment commu­niquer avec cette dernière. Pour cela, les équipes projet peuvent être amenées à travailler sur des logi­ciels de campagnes d’emai­ling pour envoyer des infor­ma­tions aux moments les plus propices. Mail­chimp est un très bon logi­ciel d’emai­ling car il permet de gérer une base de données, de créer des news­let­ters auto­ma­tiques et des templates origi­nales, mais égale­ment d’avoir accès au rapport d’ac­ti­vité des abon­nés. 

Enfin, afin de créer des visuels attrac­tifs et en cohé­rence avec le contenu proposé, Adobe Stock est une banque d’images en ligne qui propose une multi­tude de choix ainsi, qu’une possi­bi­lité de filtrer par sous-caté­go­ries, personnes, orien­ta­tion ou encore couleur. Lors de la créa­tion de vos campagnes d’emai­ling par exemple, cet outil peut vous permettre d’ajou­ter des images de qualité profes­sion­nelle pour rendre vos campagnes encore plus percu­tantes. 

Face aux nombreux outils dispo­nibles sur le marché, il est parfois diffi­cile de s’y retrou­ver et d’uti­li­ser les bons logi­ciels, au bon moment, pour les bonnes raisons. 

De ce fait, il est abso­lu­ment fonda­men­tal de s’ap­pro­prier les outils de travail avant de les utili­ser dans son quoti­dien car une utili­sa­tion qui peut sembler facile, pour­rait fina­le­ment vous donner du fil à retordre et donc vous faire perdre du temps, ce qui n’est pas le but recher­ché ! 

Une fois ces outils maîtri­sés, vous vous rendrez compte de la multi­tude de possi­bi­li­tés qu’ils offrent et comment ils pour­ront gran­de­ment amélio­rer votre gestion de projet au quoti­dien.