Gestion du temps : comment faire du digi­tal un allié !

Le digi­tal a investi progres­si­ve­ment notre vie de bureau. Nous ne rece­vons plus beau­coup de cour­rier, mais une centaine d’emails par jour, qui portent parfois la mention « Urgent, » alors que nous avions prévu de consa­crer la mati­née à avan­cer sur un dossier impor­tant, mais chro­no­phage. Toutes nos jour­nées sont faites d’ar­bi­trages. La gestion du temps est deve­nue une compé­tence clé ! Et bonne nouvelle, elle s’ap­prend.

Gestion du temps et digi­tal : les 3 points noirs

L’im­mé­dia­teté

C’est tout simple d’en­voyer un email. Telle­ment simple, que les cadres en reçoivent des centaines par jour. Certains portent même la rassu­rante mention “URGENT” avec l’objet en majus­cules. Au point que la lecture des mails et leur trai­te­ment est devenu l’une de leurs acti­vi­tés quoti­diennes prin­ci­pales, aux dépens de toutes les autres. Une étude menée par Adobe auprès de 1600 de ses cadres aux Etats-Unis et en Europe et publiée en août 2015 démon­trait qu’ils passaient 6 heures par jour en moyenne sur leurs mails. Ils le font avant même de sortir de leur lit. Et 50% d’entre eux les consultent même pendant les vacances ! 

► Pourquoi il ne faut pas lire ses mails dès qu’on arrive au bureau

L’in­ter­ac­ti­vité

Autre­fois, seul le télé­phone pouvait vous inter­rompre dans vos tâches quoti­diennes et encore, vous pouviez le débran­cher pour ne pas être dérangé. Aujour­d’hui, le chat, les conver­sa­tions sur slack, Face­book, twit­ter, Linke­din, les commen­taires sur votre blog, les noti­fi­ca­tions qui appa­raissent sur votre télé­pho­ne… Les occa­sions de se déta­cher de la tâche que l’on était en train d’ac­com­plir sont nombreuses. Et dans ces cas-là, soit la solli­ci­ta­tion est urgente, auquel cas on quitte complè­te­ment ce qu’on était en train de faire pour y reve­nir plus tard, soit elle ne l’est pas, mais nous aura fait perdre du temps. Dans tous les cas, à la fin de la jour­née, on ne sera pas à jour.

L’in­fo­bé­sité

Vous avez mis en place une veille pour vous tenir informé et à la pointe des inno­va­tions dans votre secteur. Un agré­ga­teur de flux RSS, des groupes sur linke­din, twit­ter, Face­book, des inscrip­tions à des news­let­ters. Sans parler de vos maga­zines, jour­naux et blogs préfé­rés dont vous scru­tez les dernières publi­ca­tions et des sites d’in­for­ma­tions géné­ra­listes pour se tenir infor­més. Vous vous êtes même peut-être inscrit à un MOOC pour acqué­rir des nouvelles compé­tences. C’est bien ! Mais vous n’ar­ri­vez pas à suivre le rythme. Cette news­let­ter passion­nante par exemple, est restée non lue pendant un mois. Résul­tat : c’est 1 mail non lu de plus dans votre boîte mail, donc du stress et la culpa­bi­lité de ne pas être à jour dans ses lectures.

 Des solu­tions digi­tales très simples peuvent vous faire gagner beau­coup de temps !

Bonne nouvelle ! On peut se soigner

Si le digi­tal a plutôt tendance à nous faire perdre du temps quand on ne le maîtrise pas, des outils et des méthodes existent pour reprendre le contrôle et main­te­nir sa produc­ti­vité.

Prio­ri­ser ses tâches

Jean-Louis Servan-Schrei­ber, auteur du Nouvel art du Temps, analyse notre compor­te­ment en listant 6 mauvaises habi­tudes. Selon lui, nous faisons :

• "ce qui nous plaît avant ce qui nous déplaît ;
• ce qui va vite avant ce qui prend long­temps ;
• ce qui est facile avant ce qui est diffi­cile ;
• ce que nous savons faire avant ce qui est nouveau pour nous ;
• ce qui est urgent avant ce qui est impor­tant ;
• ce que d’autres nous demandent avant ce que nous avons choisi."

Bien iden­ti­fier ces mauvais réflexes permet de mieux lutter contre eux, pour retrou­ver la maîtrise de son temps. Une fois ses tâches prio­ri­sées, des méthodes comme Pomo­doro, qui permet d’as­si­gner à chaque tâche plani­fiée un temps déter­miné sont très effi­caces. A tester ! 

Utili­ser les outils colla­bo­ra­tifs

De nombreux outils digi­taux permettent aujour­d’hui de gagner beau­coup de temps en épar­gnant notam­ment un temps précieux passé en réunions ou aller-retours pour corri­ger des docu­ments.
Trello par exemple, permet d’or­ga­ni­ser le travail en équipe, d’as­si­gner des tâches à ses colla­bo­ra­teurs et de les synchro­ni­ser avec son agenda.
Google docs : la suite Google permet à plusieurs personnes de travailler en même temps sur un docu­ment. Évitant ainsi de se perdre en réunions, coups de télé­phones et pertes d’in­for­ma­tions.

Suivre le MOOC Gestion du temps à l’ère du digi­tal

Ce MOOC vous pren­dra 8 heures de votre temps. Certes. Mais il vous propo­sera des méthodes appli­cables direc­te­ment dans votre travail pour sortir de l’ur­gence et éviter le stress.

La forma­tion se découpe en 4 modules :

• Module 1 : Comprendre ce qui améliore ou perturbe votre effi­ca­cité
• Module 2 : Agir sur son envi­ron­ne­ment pour amélio­rer sa concen­tra­tion
• Module 3 : Vider son esprit pour être effi­cace
• Module 4 : Comprendre le carac­tère social du temps
• Module complé­men­taire (bonus) : L’im­pact du digi­tal sur les entre­prises : nouvelles logiques et nouveaux modes de travail

Julien Bouret, coach et forma­teur spécia­lisé en tech­niques médi­ta­tives et en bien-être profes­sion­nel, a conçu cette forma­tion. Il est créa­teur de la Méthode présent, une méthode de bien-être profes­sion­nel qui s’ins­pire de diverses tradi­tions médi­ta­tives, de l’os­téo­pa­thie et des dernières décou­vertes neuros­cien­ti­fiques.