Gestion des emails dès le matin : arrêtez tout de suite !

Faites-vous partie de ceux qui commence la journée par la gestion de leurs emails ? Si c'est la cas, et bien arrêtez immédiatement. La consultation des emails, si elle n'est pas planifiée et organisée, s'apparente à du multitasking. Changeons nos habitudes grâce à la méthode de Pierre Monclos.

Extrait de la vidéo de formation : Gestion du temps à l'ère du digital

Je suis Pierre Monclos, spécialisé dans le développement des compétences digitales et passionné par l’impact des nouvelles technologies sur le cerveau humain.

J’ai une question pour vous :quand vous commencez votre journée de travail, concrètement à quoi vous attelez-vous en premier ?

Si vous faites partie de l’immense majorité des personnes à répondre : “je consulte mes emails”, alors je vous incite à regarder avec attention cette vidéo. Car commencer sa journée en traitant ses emails est souvent une terrible erreur que votre cerveau paye cher. Dans cette vidéo je vais vous expliquer pourquoi, et vous proposer une méthode simple pour gérer autrement vos emails.

Pourquoi est-il déconseillé de commencer votre journée en traitant vos emails ?

Regardons ensemble comment commence votre journée, si vous débuter votre travail par la gestion des emails.

• Vous lisez un premier email à propos d’un projet datant de deux mois et sur lequel vous ne pouvez avancer aujourd’hui. 
• Ensuite vous lisez un email urgent d’un client qu’il faut traiter dès que possible. 
• Entre-temps vous tombez sur un email perso à propos de vacances à organiser dans deux mois. 
• Et puis un autre email important mais non prioritaire de votre manager, qui va vous demander une demi-heure de travail.

En l’espace de 4 emails vous avez déjà réussi à solliciter votre cerveau à propos de 4 sujets complètement différents, avec des niveaux de priorité qui n’ont rien à voir entre eux. Et ce au moment de la journée où votre cerveau était le plus opérationnel pour faire des tâches qui nécessitent une bonne concentration de votre part.

Fonctionnement du cerveau le matin : l’apport des neuro-sciences

Les neuro-sciences sont formelles à ce sujet : il a été prouvé que c’est au début de la journée que votre cerveau est le plus apte à gérer des sujets complexes, qui exigent une concentration optimale.

Et cette gestion des emails, qui s’apparente à ce qu’on appelle du multitasking, s'est petit à petit insérée dans notre quotidien et perturbe fortement notre efficacité. Il est même fort probable que vous ne réalisiez même plus la fréquence et le temps passé à consulter votre boîte de messagerie. Et ceci constitue un réel danger pour votre efficacité.

Mais alors comment faire me direz-vous ? Car il y a potentiellement dans vos emails des urgences à traiter, ou des informations sur les tâches que vous allez effectuer dans la journée.

Une méthode pour une meilleure gestion des emails

Adopter quelques réflexes de base en consultant ses emails

Voici comment cela fonctionne, à chaque fois que vous consultez vos emails, il est conseillé de raisonner ainsi :

1. L’email n’est pas important et ne demande aucune action de votre part : classez-le ou supprimez-le (et faites en sorte de réduire ces emails inutiles)
2. L’email doit être traité et peut l’être rapidement : traitez-le, et ensuite classez-le ou supprimez-le
3. L’email doit être traité ET nécessite un séance de travail qui prend du temps : planifiez cette séance de travail (rapidement si c’est urgent, plus tard si ce n’est pas urgent).

En procédant ainsi, vous réduisez considérablement le temps que vous passez à consulter vos emails, sans pour autant passer à côté des emails importants et/ou urgents.

Cela ne vous est peut être pas arrivé depuis un moment, mais si comme-moi vous aimez avoir une boîte de réception vide, cette méthode vous permet non seulement de la vider rapidement, mais aussi et surtout d’éviter qu’elle ne se re-remplisse trop vite.

Je vous propose donc de tester cette méthode dès à présent !

Réduire le nombres d’emails arrivant dans votre boîte

Pour décupler l’efficacité de cette méthode, vous devez par ailleurs réduire le nombre d’emails que vous recevez. De nombreuses pratiques existent, en voici 3 que je vous recommande :

1. désinscrivez-vous de toutes les newsletters et sollicitations commerciales inappropriées
2. envoyez tout simplement moins d’emails, car beaucoup d’emails que vous recevez sont des réponses à un premier mail de votre part
3. managez vos collègues et clients, en leur suggérant  de ne pas vous envoyer d’emails quand ce n’est pas nécessaire, et d’utiliser d’autres moyens quand il y a une vraie urgence, car l’email n’est PAS adapté pour traiter d’une urgence.

Planifier la gestion des emails en fin de matinée

Il sera alors beaucoup plus facile de ne traiter réellement vos emails que tard dans la matinée. Vous pourrez alors utiliser votre cerveau pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Et si votre travail nécessite absolument de lire vos emails en début de journée, le fait d’avoir peu d’emails vous permettra de voir en un coup d’oeil, à la lecture des objets d’emails, si vous devez ou non vous plonger dans certains d’entre eux.

Deux questions pour terminer

• ces fameuses urgences qui vous font aujourd’hui consulter vos emails en permanence, sont-elles toutes réellement des urgences ?
• qui est le mieux placé pour organiser votre journée et fixer vos priorités : vous ou ceux qui vous envoient des emails ?

C’est en gardant ces questions à l’esprit que vous pourrez développer ces nouvelles pratiques sur la durée, pour reprendre le contrôle sur votre organisation et votre temps.