Gestion des emails dès le matin : arrê­tez tout de suite !

Faites-vous partie de ceux qui commence la jour­née par la gestion de leurs emails ? Si c’est la cas, et bien arrê­tez immé­dia­te­ment. La consul­ta­tion des emails, si elle n’est pas plani­fiée et orga­ni­sée, s’ap­pa­rente à du multi­tas­king. Chan­geons nos habi­tudes grâce à la méthode de Pierre Monclos.

Extrait de la vidéo de forma­tion : Gestion du temps à l’ère du digi­tal

Je suis Pierre Monclos, spécia­lisé dans le déve­lop­pe­ment des compé­tences digi­tales et passionné par l’im­pact des nouvelles tech­no­lo­gies sur le cerveau humain.

J’ai une ques­tion pour vous :quand vous commen­cez votre jour­née de travail, concrè­te­ment à quoi vous atte­lez-vous en premier ?

Si vous faites partie de l’im­mense majo­rité des personnes à répondre : “je consulte mes emails”, alors je vous incite à regar­der avec atten­tion cette vidéo. Car commen­cer sa jour­née en trai­tant ses emails est souvent une terrible erreur que votre cerveau paye cher. Dans cette vidéo je vais vous expliquer pourquoi, et vous propo­ser une méthode simple pour gérer autre­ment vos emails.

Pourquoi est-il décon­seillé de commen­cer votre jour­née en trai­tant vos emails ?

Regar­dons ensemble comment commence votre jour­née, si vous débu­ter votre travail par la gestion des emails.

• Vous lisez un premier email à propos d’un projet datant de deux mois et sur lequel vous ne pouvez avan­cer aujour­d’hui. 
• Ensuite vous lisez un email urgent d’un client qu’il faut trai­ter dès que possible. 
• Entre-temps vous tombez sur un email perso à propos de vacances à orga­ni­ser dans deux mois. 
• Et puis un autre email impor­tant mais non prio­ri­taire de votre mana­ger, qui va vous deman­der une demi-heure de travail.

En l’es­pace de 4 emails vous avez déjà réussi à solli­ci­ter votre cerveau à propos de 4 sujets complè­te­ment diffé­rents, avec des niveaux de prio­rité qui n’ont rien à voir entre eux. Et ce au moment de la jour­née où votre cerveau était le plus opéra­tion­nel pour faire des tâches qui néces­sitent une bonne concen­tra­tion de votre part.

Fonc­tion­ne­ment du cerveau le matin : l’ap­port des neuro-sciences

Les neuro-sciences sont formelles à ce sujet : il a été prouvé que c’est au début de la jour­née que votre cerveau est le plus apte à gérer des sujets complexes, qui exigent une concen­tra­tion opti­male.

Et cette gestion des emails, qui s’ap­pa­rente à ce qu’on appelle du multi­tas­king, s’est petit à petit insé­rée dans notre quoti­dien et perturbe forte­ment notre effi­ca­cité. Il est même fort probable que vous ne réali­siez même plus la fréquence et le temps passé à consul­ter votre boîte de messa­ge­rie. Et ceci consti­tue un réel danger pour votre effi­ca­cité.

Mais alors comment faire me direz-vous ? Car il y a poten­tiel­le­ment dans vos emails des urgences à trai­ter, ou des infor­ma­tions sur les tâches que vous allez effec­tuer dans la jour­née.

Une méthode pour une meilleure gestion des emails

Adop­ter quelques réflexes de base en consul­tant ses emails

Voici comment cela fonc­tionne, à chaque fois que vous consul­tez vos emails, il est conseillé de raison­ner ainsi :

1. L’email n’est pas impor­tant et ne demande aucune action de votre part : clas­sez-le ou suppri­mez-le (et faites en sorte de réduire ces emails inutiles)
2. L’email doit être traité et peut l’être rapi­de­ment : trai­tez-le, et ensuite clas­sez-le ou suppri­mez-le
3. L’email doit être traité ET néces­site un séance de travail qui prend du temps : plani­fiez cette séance de travail (rapi­de­ment si c’est urgent, plus tard si ce n’est pas urgent).

En procé­dant ainsi, vous rédui­sez consi­dé­ra­ble­ment le temps que vous passez à consul­ter vos emails, sans pour autant passer à côté des emails impor­tants et/ou urgents.

Cela ne vous est peut être pas arrivé depuis un moment, mais si comme-moi vous aimez avoir une boîte de récep­tion vide, cette méthode vous permet non seule­ment de la vider rapi­de­ment, mais aussi et surtout d’évi­ter qu’elle ne se re-remplisse trop vite.

Je vous propose donc de tester cette méthode dès à présent !

Réduire le nombres d’emails arri­vant dans votre boîte

Pour décu­pler l’ef­fi­ca­cité de cette méthode, vous devez par ailleurs réduire le nombre d’emails que vous rece­vez. De nombreuses pratiques existent, en voici 3 que je vous recom­mande :

1. désins­cri­vez-vous de toutes les news­let­ters et solli­ci­ta­tions commer­ciales inap­pro­priées
2. envoyez tout simple­ment moins d’emails, car beau­coup d’emails que vous rece­vez sont des réponses à un premier mail de votre part
3. mana­gez vos collègues et clients, en leur suggé­rant  de ne pas vous envoyer d’emails quand ce n’est pas néces­saire, et d’uti­li­ser d’autres moyens quand il y a une vraie urgence, car l’email n’est PAS adapté pour trai­ter d’une urgence.

Plani­fier la gestion des emails en fin de mati­née

Il sera alors beau­coup plus facile de ne trai­ter réel­le­ment vos emails que tard dans la mati­née. Vous pour­rez alors utili­ser votre cerveau pour des tâches à plus forte valeur ajou­tée.

Et si votre travail néces­site abso­lu­ment de lire vos emails en début de jour­née, le fait d’avoir peu d’emails vous permet­tra de voir en un coup d’oeil, à la lecture des objets d’emails, si vous devez ou non vous plon­ger dans certains d’entre eux.

Deux ques­tions pour termi­ner

• ces fameuses urgences qui vous font aujour­d’hui consul­ter vos emails en perma­nence, sont-elles toutes réel­le­ment des urgences ?
• qui est le mieux placé pour orga­ni­ser votre jour­née et fixer vos prio­ri­tés : vous ou ceux qui vous envoient des emails ?

C’est en gardant ces ques­tions à l’es­prit que vous pour­rez déve­lop­per ces nouvelles pratiques sur la durée, pour reprendre le contrôle sur votre orga­ni­sa­tion et votre temps.