« Il faut 9 mois pour implan­ter des outils colla­bo­ra­tifs en entre­pri­se…  »

La révo­lu­tion digi­tale entraîne dans les entre­prises de nouveaux usages en lien avec le web. Mieux s’in­for­mer, mieux colla­bo­rer, davan­tage échan­ger, en s’ap­puyant sur les outils numé­riques est désor­mais possible pour tous les sala­riés. Et de nombreuses orga­ni­sa­tions proposent à leurs colla­bo­ra­teurs des logi­ciels pour commu­niquer et travailler ensem­ble… Tour d’ho­ri­zon des condi­tions de déve­lop­pe­ment d’une culture colla­bo­ra­tive avec Gaëlle Roudaut, du cabi­net Arctus Conseil. 

De l’in­tra­net colla­bo­ra­tif au réseau social d’en­tre­prise, en passant par les outils libres comme Trello ou Doodle, le marché du colla­bo­ra­tif est en plein essor avec de nouveaux acteurs et de nouvelles solu­tions qui appa­raissent et qui sont déployées dans les orga­ni­sa­tions. Parmi les plus récentes et non moins média­tiques, Work­place, le réseau social d’en­tre­prise de Face­book côtoie des solu­tions plus établies comme Micro­soft avec Share­Point et Yammer, ou encore le chal­len­ger Google et sa suite. En paral­lèle, certains sala­riés s’or­ga­nisent sans attendre la direc­tion infor­ma­tique et testent des outils qu’ils utilisent aussi parfois dans leurs usages privés (Trello, Drop­box, Doodle, Skype, …). L’usage du mobile est égale­ment un facteur accé­lé­ra­teur : plus de 30% des entre­prises permettent à leurs colla­bo­ra­teurs d’uti­li­ser les outils colla­bo­ra­tifs de l’en­tre­prise sur leurs smart­phone person­nel, selon l’Ob­ser­va­toire e-trans­for­ma­tion & intra­net d’Arc­tus…

Un chan­ge­ment qui néces­site d’être accom­pa­gné

Cepen­dant, quand les outils sont déployés sans accom­pa­gne­ment des colla­bo­ra­teurs et des mana­gers dans les nouveaux usages, très souvent, ces nouveaux dispo­si­tifs restent inuti­li­sés et ne libèrent pas leur poten­tiel colla­bo­ra­tif. Comment se repé­rer parmi les outils dispo­nibles et en connaître les fina­li­tés, comprendre les usages d’un blog, d’un wiki, d’un forum, du micro­blog­ging, notam­ment dans le cadre de la gestion de projet, du mana­ge­ment d’équipe, de l’ani­ma­tion d’un réseau de collègues, savoir utili­ser un moteur de recher­che… Autant de ques­tions auxquelles les entre­prises ne prennent pas toujours le temps de répondre, pensant que l’im­plé­men­ta­tion d’un outil moderne va suffire à déve­lop­per des usages colla­bo­ra­tifs comme par magie.

Comp­tez 9 mois pour chan­ger des habi­tudes

Mais le chan­ge­ment d’ha­bi­tude de travail demande du temps et de l’ac­com­pa­gne­ment : on estime entre 9 mois et un an le temps néces­saire pour qu’un espace colla­bo­ra­tif trouve sa vitesse de croi­sière, que les personnes y parti­ci­pant osent s’y expri­mer et prennent l’ha­bi­tude d’y venir consul­ter ou dépo­ser du contenu. Ainsi, les actions de conduite du chan­ge­ment devront valo­ri­ser les béné­fices des usages colla­bo­ra­tifs pour toutes les fonc­tions de l’en­tre­prise, encou­ra­ger à se libé­rer du mail qui occupe 30% de nos jour­nées de travail et échan­ger autre­ment. En complé­ment, la culture colla­bo­ra­tive pourra s’épa­nouir dans un cadre régle­menté, une gouver­nance claire et connue de tous, et sous l’im­pul­sion de personnes moti­vées, formées notam­ment à l’ani­ma­tion de commu­nau­tés.

Conduite du chan­ge­ment, gouver­nance, temps et ressources dédiées… C’est un effort impor­tant pour les orga­ni­sa­tions mais il en vaut la peine ! Les entre­prises ont en effet tout inté­rêt à favo­ri­ser le déploie­ment d’usages effi­caces avec les outils colla­bo­ra­tifs. Gage de plus de produc­ti­vité et de perfor­mance dans les échanges, ces dispo­si­tifs numé­riques qui boule­versent les façons de travailler et de commu­niquer, apportent égale­ment à nos orga­ni­sa­tions plus de trans­ver­sa­lité et faci­litent l’in­tel­li­gence collec­tive, la capi­ta­li­sa­tion des connais­sances et l’in­no­va­tion.