Opti­mi­sa­tion du budget forma­tion : quelles forma­tions inter­na­li­ser ?

Pour connaître les bonnes pratiques en matière d’op­ti­mi­sa­tion budgé­taire, nous avons inter­rogé une tren­taine de Direc­tions Forma­tion d’ETI ou de grandes entre­prises françaises, qui nous ont livré les stra­té­gies et tech­niques qu’ils mettent en œuvre au quoti­dien afin de former plus et mieux. Quels sujets gagnent à être inter­na­li­sés et comment opti­mi­ser l’in­ter­na­li­sa­tion ?

Cet article est issu de notre livre blanc "Services forma­tion : quels leviers pour opti­mi­ser votre budget ?".

Pourquoi inter­na­li­ser la forma­tion ?

Parmi les entre­prises que nous avons inter­ro­gées, la part des forma­tions inter­na­li­sées varie : certaines exter­na­lisent complè­te­ment la forma­tion, d’autres inter­na­lisent une plus ou moins grande partie. 

Pour celles qui font le choix d’in­ter­na­li­ser tout ou partie de la forma­tion, les raisons sont diverses : 

• les compé­tences que les colla­bo­ra­teurs doivent déve­lop­per sont au cœur du métier de l’en­tre­prise ;

• ces compé­tences sont diffi­ciles à trou­ver à l’ex­té­rieur ;

• elles ont accu­mulé une grande exper­tise en interne, qu’elles ne souhaitent pas voir se perdre lors de départs de colla­bo­ra­teurs ;

• des experts internes sont dispo­nibles et aptes à trans­mettre leurs compé­tences ;

• il y a un enjeu à adap­ter les forma­tions aux process et outils internes ;

• la culture d’en­tre­prise valo­rise la forma­tion, et pousse vers une orga­ni­sa­tion appre­nante.

Toutes les forma­tions peuvent être inter­na­li­sées :
• les forma­tions métiers, propres à l’en­tre­prise ;
• les forma­tions mana­ge­ment et soft skills, notam­ment quand elles sont liées à un moment de vie dans l’en­tre­prise (onboar­ding, évolu­tion, mobi­lité) ;
• les forma­tions aux outils liées à la trans­for­ma­tion digi­tale.

L’in­ter­na­li­sa­tion des forma­tions métiers

Les forma­tions métiers, dès lors qu’elles sont corré­lées à des compé­tences stra­té­giques pour l’en­tre­prise et qu’elles sont liées à la culture, aux proces­sus et aux exper­tises internes, ont tout inté­rêt à être inter­na­li­sées. 

Cela passe souvent par la forma­tion de forma­trices et forma­teurs occa­sion­nels, qui pour­ront être solli­ci­tés ponc­tuel­le­ment. L’idée n’est pas d’avoir un forma­teur à plein temps, mais plutôt des personnes du terrain, avec des compé­tences métiers et opéra­tion­nelles, qui consacrent une partie de leur temps à former d’autres personnes dans l’en­tre­prise.

Laurence Leray, Direc­trice Forma­tion du Groupe Casino
« Au sein du Groupe Casino, 20 à 25 % des forma­tions sont inter­na­li­sées. Dans l’équipe, 7 anima­teurs consacrent entre 50 et 90 jours par an d’ani­ma­tion auprès de nos filiales. Nous béné­fi­cions égale­ment d’un réseau de forma­teurs internes inter­ve­nant occa­sion­nel­le­ment sur leurs champs d’ex­per­tise.
Les sujets en lien avec la culture d’en­tre­prise, les enga­ge­ments du groupe en matière de RSE, la diver­sité et la compliance, les process internes, l’uti­li­sa­tion d’ou­tils et d’ap­pli­ca­tifs internes et les bonnes pratiques métiers sont des théma­tiques que nous inter­na­li­sons systé­ma­tique­ment.
Nous inter­na­li­sons égale­ment toutes les théma­tiques entrant dans nos champs de compé­tences et dès lors que nous avons une ressource suffi­sante pour déployer les forma­tions auprès des sala­riés ; je pense au mana­ge­ment, à l’ac­com­pa­gne­ment indi­vi­duel et collec­tif, à la commu­ni­ca­tion, à la bureau­tique, aux langues et au déve­lop­pe­ment person­nel.
Chaque année, mes équipes sont chal­len­gées et réflé­chissent au déve­lop­pe­ment de notre offre de forma­tions, qu’elles soient présen­tielles ou distan­cielles. En se basant sur de nouvelles compé­tences acquises, l’ob­ser­va­tion de notre envi­ron­ne­ment et l’écoute de nos clients, nous enri­chis­sons ainsi notre offre d’une dizaine de nouveaux conte­nus (hors sur mesure deman­dés par nos clients internes) tous les ans, que nous animons nous-mêmes. Nous avons par exemple déve­loppé cette année des forma­tions indi­vi­duelles et collec­tives en inté­grant la Process com, l’in­tel­li­gence émotion­nelle, les neuros­ciences, la sophro­lo­gie mais aussi conçu de nouveaux modules métiers permet­tant à chacun de se déve­lop­per profes­sion­nel­le­ment et person­nel­le­ment. Ce mode de fonc­tion­ne­ment nous permet d’en­tre­te­nir une certaine proac­ti­vité auprès de nos clients internes et de donner accès aux sala­riés à des théma­tiques souvent non prio­ri­taires dans les plans de déve­lop­pe­ment de compé­tences mais telle­ment essen­tielles (je pense aux soft skills).
Dès lors que nous faisons appel à un parte­naire externe, nous co-construi­sons systé­ma­tique­ment les conte­nus péda­go­giques, permet­tant ainsi de bais­ser les coûts d’in­gé­nie­rie péda­go­giques. Nous négo­cions égale­ment les coûts d’ani­ma­tion en misant sur les volumes. La fidé­lité de nos parte­na­riats est aussi un atout essen­tiel.  »

Isabelle Rosa Grunen­wald, Char­gée de Déve­lop­pe­ment RH Groupe – Lefebvre Dalloz
«  Chez Lefebvre Dalloz, groupe d’édi­tion juri­dique, nous avons la chance d’avoir de nombreux experts qui inter­viennent lors de nos forma­tions ou dans nos publi­ca­tions, donc nous capi­ta­li­sons sur cette exper­tise pour la diffu­ser auprès de nos colla­bo­ra­teurs métiers.
À partir du moment où nous avons les ressources en internes, des sala­riés dispo­nibles et compé­tents sur le thème de la forma­tion, nous inter­na­li­sons.
Par exemple, sur les théma­tiques RSE ou Diver­sité & Inclu­sion, nous avons construit nos propres modules grâce à notre équipe spécia­li­sée dans le juri­dique et les RH, ce qui nous permet de les utili­ser autant qu’on le souhaite et de les modi­fier à notre guise.
Nous avons égale­ment monté notre univer­sité interne “Sales Academy” pour les commer­ciaux, nous avons iden­ti­fié les commer­ciaux ayant à la fois de l’ex­per­tise et une appé­tence à trans­mettre leurs compé­tences. Nous avons déployé auprès d’eux une forma­tion de forma­teur occa­sion­nel, puis le marke­ting a aidé à la créa­tion et la mise en forme de conte­nus. Nous avons par la suite ajouté des forma­tions produit tech­niques en interne, et des forma­tions aux tech­niques sales avan­cées (avec des inter­ve­nants externes). Résul­tat : un coût opti­misé (même s’il faut y inté­grer le temps passé par les équipes). Et désor­mais, cette forma­tion est inté­grée dans l’on-boar­ding.  »

L’in­ter­na­li­sa­tion des forma­tions mana­ge­ment et soft skills

Sur le sujet de l’inter­na­li­sa­tion des forma­tions mana­ge­ment et soft skills, les pratiques sont très variables. Il n’est pas rare qu’elles soient exter­na­li­sées, dans la mesure où elles sont assez géné­ra­listes. Aussi, pour certaines entre­prises qui ont déjà beau­coup de forma­tions métiers à mettre en place, ce peut être un sujet plus facile à sous-trai­ter.

Si ces forma­tions sont inter­na­li­sées, c’est par une forte volonté stra­té­gique de la Direc­tion. Cela peut être aussi lié à la culture interne : si la culture d’en­tre­prise est très forte, les forma­tions dispen­sées par des pres­ta­taires peuvent être consi­dé­rées comme trop géné­riques. Les parcours d’in­té­gra­tion des colla­bo­ra­teurs, notam­ment, sont souvent inter­na­li­sés.

Hélène Terrien-Thomas, Direc­teur du Déve­lop­pe­ment RH – Klesia
« Chez Klesia, groupe pari­taire de protec­tion sociale, nous avons fait le choix d’in­ter­na­li­ser les forma­tions basiques en matière de mana­ge­ment. C’est impor­tant que ce soit à notre main car elles sont forte­ment liées aux réflexions du Comex. Nous conti­nuons donc à déployer des actions ad hoc auprès de nos mana­gers entrants ou de nos nouveaux mana­gers.  »

L’in­ter­na­li­sa­tion des forma­tions aux outils digi­taux

Les Direc­tions Forma­tion que nous avons inter­ro­gées nous ont toutes fait remon­ter le prix exor­bi­tant des forma­tions aux outils et logi­ciels propo­sées par les éditeurs. Quand c’est possible, pour éviter de subir la facture (si elle n’a pas été déjà vali­dée par la DSI), les services Forma­tion inter­na­lisent ce type de forma­tions. 

Plusieurs méthodes sont possibles pour limi­ter le recours aux éditeurs : 

• Filmer la forma­tion de l’édi­teur de logi­ciel pour la réuti­li­ser ;

• Créer des tuto­riels “maison” pour apprendre “in the flow of work” (en utili­sant l’ou­til dans le quoti­dien de travail) plutôt que de prévoir des forma­tions tradi­tion­nelles ;

• Iden­ti­fier des experts en interne, recon­nus dans toute l’en­tre­prise. Pour valo­ri­ser ces forma­teurs occa­sion­nels, on peut par exemple mettre en avant qu’ils ont formé tel membre du Codir sur l’ou­til concerné.

Isabelle Lucas-Chau­ve­lon, Direc­trice Forma­tion et Recru­te­ment – Groupe Qérys
« Le groupe Qérys est une struc­ture fami­liale spécia­li­sée dans le commerce de l’amé­na­ge­ment de l’ha­bi­tat. Actuel­le­ment, nous avons de gros enjeux tech­no­lo­giques, avec la mise en place de nouveaux outils CRM, WMS et ERP, pour conti­nuer notre évolu­tion et main­te­nir notre posi­tion concur­ren­tielle  sur le marché.
Aujour­d’hui, nous inter­na­li­sons  au maxi­mum les forma­tions sur nos outils. Nous capi­ta­li­sons  sur nos connais­sances et la trans­mis­sion interne des métho­do­lo­gies et compé­tences. Nous avons l’in­ten­tion de conti­nuer ainsi, car il est primor­dial d’être en capa­cité de s’adap­ter en perma­nence et de suivre et anti­ci­per les évolu­tions tech­no­lo­giques et donc humaines. »

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