Optimisation du budget formation : quelles formations internaliser ?

Pour connaître les bonnes pratiques en matière d’optimisation budgétaire, nous avons interrogé une trentaine de Directions Formation d’ETI ou de grandes entreprises françaises, qui nous ont livré les stratégies et techniques qu’ils mettent en œuvre au quotidien afin de former plus et mieux. Quels sujets gagnent à être internalisés et comment optimiser l'internalisation ?

Cet article est issu de notre livre blanc "Services formation : quels leviers pour optimiser votre budget ?".

Pourquoi internaliser la formation ?

Parmi les entreprises que nous avons interrogées, la part des formations internalisées varie : certaines externalisent complètement la formation, d’autres internalisent une plus ou moins grande partie. 

Pour celles qui font le choix d’internaliser tout ou partie de la formation, les raisons sont diverses : 

• les compétences que les collaborateurs doivent développer sont au cœur du métier de l’entreprise ;

• ces compétences sont difficiles à trouver à l’extérieur ;

• elles ont accumulé une grande expertise en interne, qu’elles ne souhaitent pas voir se perdre lors de départs de collaborateurs ;

• des experts internes sont disponibles et aptes à transmettre leurs compétences ;

• il y a un enjeu à adapter les formations aux process et outils internes ;

• la culture d’entreprise valorise la formation, et pousse vers une organisation apprenante.

Toutes les formations peuvent être internalisées :
• les formations métiers, propres à l’entreprise ;
• les formations management et soft skills, notamment quand elles sont liées à un moment de vie dans l’entreprise (onboarding, évolution, mobilité) ;
• les formations aux outils liées à la transformation digitale.

L’internalisation des formations métiers

Les formations métiers, dès lors qu’elles sont corrélées à des compétences stratégiques pour l’entreprise et qu’elles sont liées à la culture, aux processus et aux expertises internes, ont tout intérêt à être internalisées. 

Cela passe souvent par la formation de formatrices et formateurs occasionnels, qui pourront être sollicités ponctuellement. L’idée n’est pas d’avoir un formateur à plein temps, mais plutôt des personnes du terrain, avec des compétences métiers et opérationnelles, qui consacrent une partie de leur temps à former d’autres personnes dans l’entreprise.

Laurence Leray, Directrice Formation du Groupe Casino
« Au sein du Groupe Casino, 20 à 25 % des formations sont internalisées. Dans l’équipe, 7 animateurs consacrent entre 50 et 90 jours par an d’animation auprès de nos filiales. Nous bénéficions également d’un réseau de formateurs internes intervenant occasionnellement sur leurs champs d’expertise.
Les sujets en lien avec la culture d’entreprise, les engagements du groupe en matière de RSE, la diversité et la compliance, les process internes, l’utilisation d’outils et d’applicatifs internes et les bonnes pratiques métiers sont des thématiques que nous internalisons systématiquement.
Nous internalisons également toutes les thématiques entrant dans nos champs de compétences et dès lors que nous avons une ressource suffisante pour déployer les formations auprès des salariés ; je pense au management, à l’accompagnement individuel et collectif, à la communication, à la bureautique, aux langues et au développement personnel.
Chaque année, mes équipes sont challengées et réfléchissent au développement de notre offre de formations, qu’elles soient présentielles ou distancielles. En se basant sur de nouvelles compétences acquises, l’observation de notre environnement et l’écoute de nos clients, nous enrichissons ainsi notre offre d’une dizaine de nouveaux contenus (hors sur mesure demandés par nos clients internes) tous les ans, que nous animons nous-mêmes. Nous avons par exemple développé cette année des formations individuelles et collectives en intégrant la Process com, l’intelligence émotionnelle, les neurosciences, la sophrologie mais aussi conçu de nouveaux modules métiers permettant à chacun de se développer professionnellement et personnellement. Ce mode de fonctionnement nous permet d’entretenir une certaine proactivité auprès de nos clients internes et de donner accès aux salariés à des thématiques souvent non prioritaires dans les plans de développement de compétences mais tellement essentielles (je pense aux soft skills).
Dès lors que nous faisons appel à un partenaire externe, nous co-construisons systématiquement les contenus pédagogiques, permettant ainsi de baisser les coûts d’ingénierie pédagogiques. Nous négocions également les coûts d’animation en misant sur les volumes. La fidélité de nos partenariats est aussi un atout essentiel. »

Isabelle Rosa Grunenwald, Chargée de Développement RH Groupe - Lefebvre Dalloz
« Chez Lefebvre Dalloz, groupe d’édition juridique, nous avons la chance d’avoir de nombreux experts qui interviennent lors de nos formations ou dans nos publications, donc nous capitalisons sur cette expertise pour la diffuser auprès de nos collaborateurs métiers.
À partir du moment où nous avons les ressources en internes, des salariés disponibles et compétents sur le thème de la formation, nous internalisons.
Par exemple, sur les thématiques RSE ou Diversité & Inclusion, nous avons construit nos propres modules grâce à notre équipe spécialisée dans le juridique et les RH, ce qui nous permet de les utiliser autant qu’on le souhaite et de les modifier à notre guise.
Nous avons également monté notre université interne “Sales Academy” pour les commerciaux, nous avons identifié les commerciaux ayant à la fois de l’expertise et une appétence à transmettre leurs compétences. Nous avons déployé auprès d’eux une formation de formateur occasionnel, puis le marketing a aidé à la création et la mise en forme de contenus. Nous avons par la suite ajouté des formations produit techniques en interne, et des formations aux techniques sales avancées (avec des intervenants externes). Résultat : un coût optimisé (même s’il faut y intégrer le temps passé par les équipes). Et désormais, cette formation est intégrée dans l’on-boarding. »

L’internalisation des formations management et soft skills

Sur le sujet de l’internalisation des formations management et soft skills, les pratiques sont très variables. Il n’est pas rare qu’elles soient externalisées, dans la mesure où elles sont assez généralistes. Aussi, pour certaines entreprises qui ont déjà beaucoup de formations métiers à mettre en place, ce peut être un sujet plus facile à sous-traiter.

Si ces formations sont internalisées, c’est par une forte volonté stratégique de la Direction. Cela peut être aussi lié à la culture interne : si la culture d’entreprise est très forte, les formations dispensées par des prestataires peuvent être considérées comme trop génériques. Les parcours d'intégration des collaborateurs, notamment, sont souvent internalisés.

Hélène Terrien-Thomas, Directeur du Développement RH - Klesia
« Chez Klesia, groupe paritaire de protection sociale, nous avons fait le choix d’internaliser les formations basiques en matière de management. C’est important que ce soit à notre main car elles sont fortement liées aux réflexions du Comex. Nous continuons donc à déployer des actions ad hoc auprès de nos managers entrants ou de nos nouveaux managers. »

L’internalisation des formations aux outils digitaux

Les Directions Formation que nous avons interrogées nous ont toutes fait remonter le prix exorbitant des formations aux outils et logiciels proposées par les éditeurs. Quand c’est possible, pour éviter de subir la facture (si elle n’a pas été déjà validée par la DSI), les services Formation internalisent ce type de formations. 

Plusieurs méthodes sont possibles pour limiter le recours aux éditeurs : 

• Filmer la formation de l’éditeur de logiciel pour la réutiliser ;

• Créer des tutoriels “maison” pour apprendre “in the flow of work” (en utilisant l’outil dans le quotidien de travail) plutôt que de prévoir des formations traditionnelles ;

• Identifier des experts en interne, reconnus dans toute l’entreprise. Pour valoriser ces formateurs occasionnels, on peut par exemple mettre en avant qu’ils ont formé tel membre du Codir sur l’outil concerné.

Isabelle Lucas-Chauvelon, Directrice Formation et Recrutement - Groupe Qérys
« Le groupe Qérys est une structure familiale spécialisée dans le commerce de l’aménagement de l’habitat. Actuellement, nous avons de gros enjeux technologiques, avec la mise en place de nouveaux outils CRM, WMS et ERP, pour continuer notre évolution et maintenir notre position concurrentielle  sur le marché.
Aujourd'hui, nous internalisons  au maximum les formations sur nos outils. Nous capitalisons  sur nos connaissances et la transmission interne des méthodologies et compétences. Nous avons l’intention de continuer ainsi, car il est primordial d’être en capacité de s’adapter en permanence et de suivre et anticiper les évolutions technologiques et donc humaines. »

Retrouvez des dizaines d'autres témoignages dans notre livre blanc "Services formation : quels leviers pour optimiser votre budget ?" : Groupe Casino, Orange Bank, La Française des Jeux, Descours & Cabaud... Une vraie source d’inspiration pour toutes les fonctions formation, que vous ayez fait le choix d’internaliser ou d’externaliser les actions de formation dans votre entreprise !