Passez en mode colla­bo­ra­tif !

Connais­sez-vous les outils colla­bo­ra­tifs et digi­taux ? Ils s’ap­pellent Drive, Ever­note ou encore Trello et ils vont vous permettre de réali­ser votre vieille, de parta­ger des docu­ments ou de gérer un projet même en travaillant à distance.

Quel outil colla­bo­ra­tif utili­ser en fonc­tion de votre besoin ? A l’heure actuelle, les entre­prises se tournent vers le colla­bo­ra­tif prin­ci­pa­le­ment dans 4 domaines. Dans cette vidéo, nous allons voir quels sont ces 4 domaines et nous vous propo­se­rons pour chacun d’entre eux 2 outils pour boos­ter votre effi­ca­cité. Ils sont dispo­nibles sur inter­net, et toutes vos données sont alors stockées sur le cloud.

Votre veille colla­bo­ra­tive

Pour commen­cer, l’un des premiers domaines où le colla­bo­ra­tif peut vous appor­ter beau­coup c’est la veille. Effec­tuez votre veille de façon colla­bo­ra­tive va boos­ter votre effi­ca­cité. C’est bien connu, l’intel­li­gence collec­tive vous fera avan­cer bien plus loin ! Collec­tez, réfé­ren­cez et créez une véri­table mine d’in­for­ma­tions sur votre sujet d’étude, et ce au sein de votre groupe de travail. Parta­gez vos trou­vailles et réagis­sez à celles de vos colla­bo­ra­teurs. Le travail en équipe vous donnera de nouvelles idées et vous fera aller plus loin ensemble ! Et pour cela, vous avez besoin d’un outil qui centra­lise et orga­nise tous vos docu­ments parta­gés sur un même thème : c’est le cas d’Ever­note ou encore de Twit­ter.

• Ever­note vous permet de créer des carnets de notes regrou­pant toutes vos notes quelque soit leur format : site inter­net, article, capture d’écran ou encore photos.
• Twit­ter quant à lui vous permet de réali­ser votre veille et retrou­ver toutes les infor­ma­tions parta­gées par une commu­nauté sur un même thème grâce au hash­tag.

Travaillez à distance

Passons à présent au deuxième domaine : le travail à distance. Imagi­nez pouvoir éditer et enri­chir un docu­ment à plusieurs, en même temps ou en décalé, et ce depuis plusieurs postes de travail distants les uns des autres. Grâce au colla­bo­ra­tif, c’est désor­mais possible. Plus besoin de s’échan­ger de nombreux mails pour suivre l’avan­ce­ment d’un rapport ! Des outils existent pour vous permettre de colla­bo­rer à distance, comme c’est le cas de Google Docs ou encore de Slack.

• En deux mots, Google Docs vous permet de parta­ger et d’édi­ter des docu­ments avec votre équipe, les modi­fier à plusieurs en temps réel et suivre l’évo­lu­tion de vos docu­ments.
• Slack quant à lui, est un outil favo­ri­sant la commu­ni­ca­tion au sein de votre groupe de travail : vous pouvez alors échan­ger et parta­ger des docu­ments sur un même thème.

Parta­gez vos fichiers

Le 3ème axe est le partage de fichiers. Ne plus retrou­ver la dernière version d’un docu­ment au milieu de ses mails ou devoir se trans­mettre des fichiers par clé usb, qui n’a jamais expé­ri­menté la joie du partage de fichiers ! Là encore, les outils colla­bo­ra­tifs peuvent nous chan­ger la vie : c’est le cas de Drop­box ou Google Drive par exemple. Google Drive vous permet de parta­ger un espace de travail avec vos colla­bo­ra­teurs et d’y gérer vos dossiers, tandis que Drop­box vous permet de parta­ger et trans­fé­rer vos fichiers, si bien que tous vos colla­bo­ra­teurs peuvent télé­char­ger les docu­ments parta­gés depuis leurs postes de travail.

Gérez un projet

Enfin, les outils colla­bo­ra­tifs peuvent révo­lu­tion­ner votre manière de gérer un projet, en co-créant par exemple le rétro­plan­ning ou une liste de tâches prio­ri­sées. Des outils tels que Trello ou encore Work­flowy vous permettent de parta­ger une vue d’en­semble de votre projet, défi­nir des tâches à réali­ser et suivre leur avan­ce­ment.

Ce qu’il faut rete­nir de cette vidéo, c’est que les outils colla­bo­ra­tifs peuvent consi­dé­ra­ble­ment vous simpli­fier la vie. Prenez les en main ! Que ce soit pour réali­ser votre veille, travailler à distance, parta­ger vos fichiers ou encore pilo­ter un projet, il existe pour chacun de vos besoins des outils à votre dispo­si­tion. A vous de vous appro­prier celui qui vous convient en fonc­tion de votre métier, de votre équipe et de vos préfé­rences. C’est à vous de jouer !