Réduire d’un tiers le nombre de ses mails

Trop de mails tuent le mail !

Certaines entre­prises se posent aujour­d’hui la ques­tion de suppri­mer les emails en interne, ce qui permet à la fois de remettre à sa vraie place la commu­ni­ca­tion interne, et d’évi­ter la distrac­tion et l’épar­pille­ment déclen­chés par chaque ouver­ture de notre messa­ge­rie. Suppri­mer tota­le­ment les emails en interne peut paraître extrême, mais il est au mini­mum utile de mettre fin à certains usages intem­pes­tifs de l’email…  

L’email n’est PAS le bon média pour la prise de déci­sion

Si vous envoyez un email à 8 personnes, il s’en­suit des ques­tions, des réponses, des avis diffé­rents et des expli­ca­tions complé­men­taires : 1 mail envoyé à 8 personnes = 10 mails reçus au mini­mum… 

Pour une prise de déci­sion rapide et effi­cace qui concerne plusieurs personnes, il est préfé­rable d’or­ga­ni­ser une courte réunion de 15 à 30 minutes, comme un « stand-up meeting » consis­tant à se réunir briè­ve­ment en restant debout (d’où son nom), autour d’une problé­ma­tique à trai­ter rapi­de­ment, ou une visio­con­fé­rence (skype, hangout…) qui permet de commu­niquer effi­ca­ce­ment avec des personnes distantes physique­ment.

L’email n’est PAS le bon média pour les urgences

L’email n’est pas un outil synchrone : il sera lu à des moments diffé­rents par les desti­na­taires, en fonc­tion de leurs dispo­ni­bi­li­tés. Il semble donc diffi­cile de gérer une urgence, deman­dant une réponse immé­diate, sauf à exiger de ses colla­bo­ra­teurs une lecture dès récep­tion et au fil de l’eau : l’email consti­tue alors une source d’in­ter­rup­tion perma­nente, très nocive à la produc­ti­vité. 

Comme outil de travail synchrone, certaines entre­prises disposent d’un chat en ligne, mais les urgences (les vraies, celles qui ne peuvent pas attendre 2 heures pour être trai­tées) méritent un appel télé­pho­nique ou une réunion.

L’email n’est PAS le bon média pour les règle­ments de compte ou pour « se couvrir »

C’est pour­tant un usage répandu : des messages écrits en majus­cule, et en carac­tères gras (et même parfois en rouge ! ). En cas de conflit, on est capable d’écrire des choses que l’on ne se dirait pas en face, et lorsque la liste des desti­na­taires en copie est longue, cela peut avoir des consé­quences désas­treuses sur les rela­tions de travail. 

Autant se dire les choses désa­gréables en tête à tête et sans témoin. L’email ne sert pas non plus à se déchar­ger ou se défaus­ser (“je lui ai fait un mail, main­te­nant c’est lui qui gère…”, ou “elle est en copie, elle ne pourra pas dire qu’elle n’était pas au courant !”). L’email sert seule­ment et bien modes­te­ment à trans­mettre des infor­ma­tions, à passer le relais dans le cadre du fonc­tion­ne­ment normal et quoti­dien de l’en­tre­prise.

Ce n’est malheu­reu­se­ment pas la solu­tion aux problèmes complexes, pour lesquels il n’y a encore rien de mieux que de discu­ter “pour de vrai” !  

Rédui­sons dras­tique­ment le nombre d’emails !

Nous n’en­ver­rons donc plus d’email pour prendre une déci­sion, trai­ter une urgence ou régler ses comptes. Comment réduire davan­tage la quan­tité d’emails ? 

D’abord : la chasse au spam. Pendant une semaine à raison de 10 minutes chaque matin, il est très simple de se désa­bon­ner des publi­ci­tés, des news­let­ters que vous ne lisez jamais, ou celles qui vous distraient de vos acti­vi­tés essen­tiel­les…

Ensuite, pour limi­ter les messages reçus, il suffit tout simple­ment de limi­ter les envois, d’où moins de répon­ses… Ainsi, sélec­tion­nez bien les desti­na­taires de vos messages, notam­ment les personnes « en copie ». Il n’est pas utile de répondre systé­ma­tique­ment à tous les desti­na­taires du mails précé­dent (fonc­tion « répondre à tous »), si seule­ment l’un d’entre eux est concerné.

Enfin, une tendance à la mode consiste à répondre systé­ma­tique­ment à tous les messages “bien reçu”, “merci”, “OK”, “A+”, “;-)”. Le nombre de mails est multi­plié et pollue les boîtes de récep­tion en se mélan­geant aux « vrais » messages. Même si cette pratique reste très sympa­thique, elle ne rend pas le travail plus effi­cace.

A faire cette semaine !

1. Chas­ser les spams à raison de 10 minutes chaque matin
2. Limi­ter le nombre d’emails envoyés, et pour chaque mail, le nombre de desti­na­taires
3. Éviter de polluer la boîte mail des collègues en n’ac­cu­sant pas systé­ma­tique­ment récep­tion de tous les messages
4. Diffu­ser large­ment cet article pour que nos collègues évitent eux-aussi de polluer nos boîtes de récep­tion ;-)

Alors, combien de messages en moins ? La semaine prochaine : gagner au moins 1 heure par semaine dans la gestion des ses emails.