Gagner au moins 1 heure par semaine dans la gestion de ses emails

J'ai un article important à rédiger pour vendredi et nous sommes mercredi 17H00. J'ai repoussé l'heure de m'y mettre... A vrai dire le sujet ne me passionne pas vraiment. Et puis je travaille mieux dans l'urgence (pas vous?). Aller, je vais m'y atteler maintenant… mais seulement quand j'aurai lu mes 56 mails reçus (pourvu qu'il y ait quelque chose d’important et d’urgent plutôt que ce fichu article...).

Parfois, notre messagerie nous sert d'échappatoire, d'excuse, pour ne pas nous mettre à un travail rébarbatif. Et lorsque l'on reçoit une notification de message, alors que l'on travaille laborieusement, la tentation est grande d'aller voir qui pense à nous.

Les mails, n’importe où, n’importe quand… c’est n’importe quoi !

Prendre conscience de ce travers est la première étape. Comment sortir, par soi-même, de ce véritable comportement d'addiction aux mails ?

D'abord, désactiver les alertes des messages reçus pour ne pas être dérangé en permanence.

Ensuite, limiter la consultation de ses message à 3 séances de 20 minutes par jour (par exemple  10H40, 14H10 et 16H40). De cette manière, vous traiterez les mails dans un délai raisonnable, tout en procédant à leur lecture, non pas dans l'ordre d'arrivée, mais par ordre d'importance : ceux qui vous concernent directement, ceux qui sont envoyés par un expéditeur prioritaire, et enfin les messages où vous êtes en copie, si vous avez le temps seulement.

Nous avons aussi  l'habitude de lire nos mails « entre-deux » (par exemple, à l’arrêt au feu rouge, en rentrant chez soi…). C'est la meilleur manière de ne pas traiter un mail important, que vous aurez lu et oublié aussi vite, dès que le feu passera au vert. Détendez-vous, écoutez plutôt la radio !

Si vous souhaitez consulter vos mails chez vous, sur votre temps personnel, de la même manière, planifiez un créneau horaire chaque soir avec une durée maximale négociée avec vos proches. Et respectez votre engagement !

Archiver ses mails : c’est fini !

La pratique qui consiste a avoir toujours une boite de réception vide, avec les mails lu archivés dans les bons dossiers est sérieusement remise en cause par les fonctions de recherche par mot clé du sujet, du texte, ou par expéditeur dont bénéficient les messageries.

Maintenant l’archivage systématique semble inutile : en rédigeant correctement l’objet avec les bons mots clés, vous pourrez retrouver facilement le mail sans avoir besoin de l’archiver.

De plus, le mode “discussion” permet de suivre lors de la réception d'un message l'ensemble du fil des échanges, et donc de ne plus avoir à rechercher les mails antérieurs.

Alors :

• Supprimez impitoyablement et dès réception les publicités et autres spam, et tous les mails dont vous n'aurez plus jamais besoin (celui qui annonce le pot de départ de xx, ou le mail de bonne année de votre chef).
• Archivez uniquement les mails les plus importants, et dont vous aurez besoin plus d’un an. Archivez aussi les pièces jointes importantes, qui restent souvent dans le dossier “téléchargement” de votre ordinateur.
• Une fois par an, supprimez tous les messages de vos boîtes de réception et d’envoi pour ne garder qu’un an d’historique. Vous aurez ainsi en permanence 1 à 2 ans d’historique dans votre boite mail, ce qui est suffisant dans la plupart des métiers (vous pouvez peut-être même descendre à 6 mois d’historique seulement).

A faire cette semaine :

1. Suivre une cure de désintoxication aux mails : même si la tentation est grande, résister à lire ses mails n'importe où, n'importe quand, et sans se sentir coupable…
2. Planifier dans son agenda, 3 créneaux de 20 minutes par jour pour ses mails (avec, si vous le pouvez, une alerte de début et une alerte de fin, que vous respecterez, comme si c'était un rendez-vous important).
3. Tester les fonctions de recherche de votre boite mail (par date, objet, destinataire, expéditeur, mot clé...) et n'archivez plus systématiquement vos mails.
4. Faire un grand nettoyage de messagerie : supprimer des boîtes d'envoi et de réception tous les messages qui ont plus d'un an (ou même 6 mois).

Alors combien de temps gagné ?