Gagner au moins 1 heure par semaine dans la gestion de ses emails

J’ai un article impor­tant à rédi­ger pour vendredi et nous sommes mercredi 17H00. J’ai repoussé l’heure de m’y mettre… A vrai dire le sujet ne me passionne pas vrai­ment. Et puis je travaille mieux dans l’ur­gence (pas vous?). Aller, je vais m’y atte­ler main­te­nant… mais seule­ment quand j’au­rai lu mes 56 mails reçus (pourvu qu’il y ait quelque chose d’im­por­tant et d’urgent plutôt que ce fichu arti­cle…).

Parfois, notre messa­ge­rie nous sert d’échap­pa­toire, d’ex­cuse, pour ne pas nous mettre à un travail rébar­ba­tif. Et lorsque l’on reçoit une noti­fi­ca­tion de message, alors que l’on travaille labo­rieu­se­ment, la tenta­tion est grande d’al­ler voir qui pense à nous.

Les mails, n’im­porte où, n’im­porte quand… c’est n’im­porte quoi !

Prendre conscience de ce travers est la première étape. Comment sortir, par soi-même, de ce véri­table compor­te­ment d’ad­dic­tion aux mails ?

D’abord, désac­ti­ver les alertes des messages reçus pour ne pas être dérangé en perma­nence.

Ensuite, limi­ter la consul­ta­tion de ses message à 3 séances de 20 minutes par jour (par exemple  10H40, 14H10 et 16H40). De cette manière, vous trai­te­rez les mails dans un délai raison­nable, tout en procé­dant à leur lecture, non pas dans l’ordre d’ar­ri­vée, mais par ordre d’im­por­tance : ceux qui vous concernent direc­te­ment, ceux qui sont envoyés par un expé­di­teur prio­ri­taire, et enfin les messages où vous êtes en copie, si vous avez le temps seule­ment.

Nous avons aussi  l’ha­bi­tude de lire nos mails « entre-deux » (par exemple, à l’ar­rêt au feu rouge, en rentrant chez soi…). C’est la meilleur manière de ne pas trai­ter un mail impor­tant, que vous aurez lu et oublié aussi vite, dès que le feu passera au vert. Déten­dez-vous, écou­tez plutôt la radio !

Si vous souhai­tez consul­ter vos mails chez vous, sur votre temps person­nel, de la même manière, plani­fiez un créneau horaire chaque soir avec une durée maxi­male négo­ciée avec vos proches. Et respec­tez votre enga­ge­ment !

Archi­ver ses mails : c’est fini !

La pratique qui consiste a avoir toujours une boite de récep­tion vide, avec les mails lu archi­vés dans les bons dossiers est sérieu­se­ment remise en cause par les fonc­tions de recherche par mot clé du sujet, du texte, ou par expé­di­teur dont béné­fi­cient les messa­ge­ries.

Main­te­nant l’ar­chi­vage systé­ma­tique semble inutile : en rédi­geant correc­te­ment l’objet avec les bons mots clés, vous pour­rez retrou­ver faci­le­ment le mail sans avoir besoin de l’ar­chi­ver.

De plus, le mode “discus­sion” permet de suivre lors de la récep­tion d’un message l’en­semble du fil des échanges, et donc de ne plus avoir à recher­cher les mails anté­rieurs.

Alors :

• Suppri­mez impi­toya­ble­ment et dès récep­tion les publi­ci­tés et autres spam, et tous les mails dont vous n’au­rez plus jamais besoin (celui qui annonce le pot de départ de xx, ou le mail de bonne année de votre chef).
• Archi­vez unique­ment les mails les plus impor­tants, et dont vous aurez besoin plus d’un an. Archi­vez aussi les pièces jointes impor­tantes, qui restent souvent dans le dossier “télé­char­ge­ment” de votre ordi­na­teur.
• Une fois par an, suppri­mez tous les messages de vos boîtes de récep­tion et d’en­voi pour ne garder qu’un an d’his­to­rique. Vous aurez ainsi en perma­nence 1 à 2 ans d’his­to­rique dans votre boite mail, ce qui est suffi­sant dans la plupart des métiers (vous pouvez peut-être même descendre à 6 mois d’his­to­rique seule­ment).

A faire cette semaine :

1. Suivre une cure de désin­toxi­ca­tion aux mails : même si la tenta­tion est grande, résis­ter à lire ses mails n’im­porte où, n’im­porte quand, et sans se sentir coupa­ble…
2. Plani­fier dans son agenda,  3 créneaux de 20 minutes par jour pour ses mails (avec, si vous le pouvez, une alerte de début et une alerte de fin, que vous respec­te­rez, comme si c’était un rendez-vous impor­tant).
3. Tester les fonc­tions de recherche de votre boite mail (par date, objet, desti­na­taire, expé­di­teur, mot clé…) et n’ar­chi­vez plus systé­ma­tique­ment vos mails.
4. Faire un grand nettoyage de messa­ge­rie : suppri­mer des boîtes d’en­voi et de récep­tion tous les messages qui ont plus d’un an (ou même 6 mois).

Alors combien de temps gagné ?