J'ai un article important à rédiger pour vendredi et nous sommes mercredi 17H00. J'ai repoussé l'heure de m'y mettre... A vrai dire le sujet ne me passionne pas vraiment. Et puis je travaille mieux dans l'urgence (pas vous?). Aller, je vais m'y atteler maintenant… mais seulement quand j'aurai lu mes 56 mails reçus (pourvu qu'il y ait quelque chose d’important et d’urgent plutôt que ce fichu article...).
Parfois, notre messagerie nous sert d'échappatoire, d'excuse, pour ne pas nous mettre à un travail rébarbatif. Et lorsque l'on reçoit une notification de message, alors que l'on travaille laborieusement, la tentation est grande d'aller voir qui pense à nous.
Prendre conscience de ce travers est la première étape. Comment sortir, par soi-même, de ce véritable comportement d'addiction aux mails ?
D'abord, désactiver les alertes des messages reçus pour ne pas être dérangé en permanence.
Ensuite, limiter la consultation de ses message à 3 séances de 20 minutes par jour (par exemple 10H40, 14H10 et 16H40). De cette manière, vous traiterez les mails dans un délai raisonnable, tout en procédant à leur lecture, non pas dans l'ordre d'arrivée, mais par ordre d'importance : ceux qui vous concernent directement, ceux qui sont envoyés par un expéditeur prioritaire, et enfin les messages où vous êtes en copie, si vous avez le temps seulement.
Nous avons aussi l'habitude de lire nos mails « entre-deux » (par exemple, à l’arrêt au feu rouge, en rentrant chez soi…). C'est la meilleur manière de ne pas traiter un mail important, que vous aurez lu et oublié aussi vite, dès que le feu passera au vert. Détendez-vous, écoutez plutôt la radio !
Si vous souhaitez consulter vos mails chez vous, sur votre temps personnel, de la même manière, planifiez un créneau horaire chaque soir avec une durée maximale négociée avec vos proches. Et respectez votre engagement !
La pratique qui consiste a avoir toujours une boite de réception vide, avec les mails lu archivés dans les bons dossiers est sérieusement remise en cause par les fonctions de recherche par mot clé du sujet, du texte, ou par expéditeur dont bénéficient les messageries.
Maintenant l’archivage systématique semble inutile : en rédigeant correctement l’objet avec les bons mots clés, vous pourrez retrouver facilement le mail sans avoir besoin de l’archiver.
De plus, le mode “discussion” permet de suivre lors de la réception d'un message l'ensemble du fil des échanges, et donc de ne plus avoir à rechercher les mails antérieurs.
Alors :
Alors combien de temps gagné ?
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