Comment gérer le pilo­tage multi-projets ?

Dans cette vidéo, nous allons voir comment nous pouvons, en mode multi­projets, mettre sous contrôle les coûts, les délais et la qualité de chacun des projets.

Extrait de la vidéo de forma­tion : MOOC Gestion de projet – Perfec­tion­ne­ment

Le pilo­tage multi­projets

Le pilo­tage d’un projet consiste à évaluer la perfor­mance du projet en compa­rant ce qui est physique­ment réalisé à ce qui était prévu dans le réfé­ren­tiel établi lors de la phase de prépa­ra­tion. Le chef de projet et son équipe sont ainsi à même d’ana­ly­ser les écarts, de comprendre des tendances et de propo­ser, éven­tuel­le­ment des actions correc­trices pour reve­nir ou se rappro­cher du réfé­ren­tiel.

En mode multi­projets, il en va de même. On analy­sera ainsi l’évo­lu­tion des livrables, du budget, du plan­ning et des risques de chacun des projets afin d’en comprendre la santé. Mais on devra égale­ment être capable de présen­ter de manière synthé­tique le bilan de santé de l’en­semble des projets, afin de commu­niquer sur une perfor­mance plus globale.

Cette capa­cité du chef de projet de zoomer/dezoo­mer pour aller cher­cher le juste niveau de détails est une qualité primor­diale.

Pilo­tage et tableaux de bord

Pour les tableaux de bord, il faut être clair et synthé­tique. Je préco­nise souvent aux chefs de projets de se rappro­cher le plus tôt possible de leurs parties prenantes clés, à minima le comman­di­taire du projet, le comité de pilo­tage et l’équipe projet.

L’objec­tif est de conve­nir avec eux du bon niveau de commu­ni­ca­tion à mettre en place. Le jeu de ques­tions à leur poser est très simple : de quelles infor­ma­tions avez-vous besoin ? Sous quelle forme et à quelle fréquence ?

Ainsi, on peut faci­le­ment mettre en place des masques de tableaux de bords adap­tés – qui pour­ront bien sûr évoluer au cours du projet – et répar­tir les rôles et respon­sa­bi­li­tés de chacun dans cette commu­ni­ca­tion.

Il faudra pour chaque projet récol­ter les données, les analy­ser, les inter­pré­ter et les présen­ter. Elles aide­ront aussi bien sûr à pilo­ter et à corri­ger si besoin.

Quelles sont les données à inté­grer dans la tableau de bord ?

Les données concer­nées sont les suivantes : 

• Coûts : l’ar­gent réel­le­ment dépensé est-il conforme à ce qui était prévu ?
• Délais : sommes-nous conformes à notre plan­ning prévi­sion­nel ? en avance ? en retard ?
• Qualité : le projet produit-il les livrables comme prévu en termes de perfor­mance ?
• Risques : comment gère-t’on les risques ?
• Ambiance : quel est le niveau de pres­sion que je mets sur mes équipes ?

COÛTS – DELAIS – QUALITE – RISQUES – AMBIANCE

Ce dernier critère peut vous paraître éton­nant, mais le chef de projet devrait être en perma­nence sensible au niveau de stress de ses équipes. Il saura ainsi quand mettre un peu de pres­sion et quand, au contraire, la relâ­cher pour faire en sorte d’être toujours au meilleur niveau d’éner­gie.

Concrè­te­ment, je demande à mes équi­piers de coller anony­me­ment des gommettes rouges, oranges ou vertes sur leur ressenti de la période écou­lée.

Enfin, vous pouvez ajou­ter des critères spéci­fiques aux enjeux de chaque projet si néces­saire. Par exemple, pour un projet de déploie­ment de logi­ciel, le taux de déploie­ment, le nombre de bugs détec­tés ou la dispo­ni­bi­lité de ressources clés.

Vous pouvez bien sûr délé­guer certaines tâches et /ou respon­sa­bi­li­ser vos équi­piers dans la four­ni­ture régu­lière des données néces­saires à l’éva­lua­tion du projet.

Ce qu’il faut rete­nir

Pour repor­ter de manière effi­cace l’avan­ce­ment de vos projets à vos parties prenantes, vous pour­rez donc propo­ser deux types de tableau de bord. Un pour chaque projet qui reprend toutes les infor­ma­tions dont souhaitent être infor­mées vos parties prenantes et un tableau de bord multi­projets de synthèse qui repren­dra la situa­tion de chacun des projets sur un docu­ment unique afin de pouvoir pilo­ter le tout d’un seul coup d’oeil.