Faire le point sur les étapes de l’entretien professionnel

POINT-ETAPES-ENTRETIEN-PROFESSIONNEL
Dans ce module, nous allons voir les 4 phases de l’entretien professionnel. Nous nous intéresserons au processus complet de l’entretien et nous verrons comment l’orchestrer et comment le suivre. Nous verrons ces étapes les unes après les autres, avec leurs points clefs et également leur facteurs principaux de succès. Bien entendu, il ne faut oublier aucune de ces étapes pour s’assurer que l’entretien se passe bien..

Extrait vidéo de la formation : ”Préparer et conduire le nouvel entretien professionnel

Quelles sont les 4 phases de tout entretien professionnel ?

Il est important, avant de commencer, d’identifier les 4 phases principales de l’entretien professionnel :

  • Le première grande étape c’est de convoquer et d’orchestrer un entretien. Il faut que votre collaborateur soit au courant que cet entretien arrive et qu’il puisse s’y préparer.
  • La deuxième grande étape est de se préparer soi-même, en temps que manager. Vous aller voir qu’il y a de multiples tâches à accomplir pour être prêt le jour de l’entretien.
  • Ensuite vient la phase d’animation, celle à laquelle on pense automatiquement. Mais on verra qu’elle n’est pas aussi simple et qu’il y a 7 étapes à respecter lors de l’animation.
  • Ensuite pour terminer, s’ajoute la phase du suivi. En fait on l’oublie souvent mais après l’entretien, tout ne s’arrête pas lorsque l’on quitte la salle. Il faut assurer le suivi, pour justement respecter les promesses faites au collaborateur

 

Orchestrer et convoquer l’entretien

Formation CaptainSpoc Orchestrer et convoquer l'entretien professionnel  

Planifier les entretiens de l’équipe

La première phase c’est l’orchestration et la convocation de l’entretien. En effet, vous avez toute une équipe pour qui vous devez mener des entretiens Il va donc falloir planifier tous ces entretiens et s’assurer que cette planification soit respectée. Pour cela, je vous conseille de bien timer vos entretiens. Il faut veiller à ce que chaque entretien dure entre trente à quarante cinq minutes, et ensuite se laisser de la marge entre deux entretiens. On conseille en général une quinzaine de minutes pour bien rédiger sa trame d’entretien, prendre des notes, et pourquoi pas laisser un peu plus de temps à un collaborateur qui voudrait approfondir certains sujets. Ne frustrez pas vos collaborateurs en ayant un suivant qui attend déjà derrière la porte. Laissez leur du temps, prenez le temps de communiquer avec eux. Autre grand point, réservez un espace propice pour l’entretien professionnel, en effet, il faut trouver un endroit tranquille, au calme, avec un respect de la confidentialité. Oubliez l’open space, oubliez aussi votre téléphone portable et demandez à vos collaborateurs de l’oublier également. Il faut que vous soyez en pleine phase de communication et que rien de vienne interférer. Montrez bien d’ailleurs que la salle est occupée, pour que personne ne vienne vous embêter pendant ce temps là. Il faut veiller à ce que le moment soit le plus tranquille possible et le plus propice pour communiquer avec votre collaborateur.   Exercice pratique : cas Vétir N’attendez pas le dernier moment pour gérer ces entretiens, il n’y a rien de pire. Justement, vous allez bâcler la chose et mal l’orchestrer. Comme il s’agit d’un moment important, j’ai prévu de vous faire faire un petit exercice, parce que l’orchestration est l’une des clefs de succès des entretiens professionnels. Pour ce faire, je vous emmène au cas de Vétir, notre fameux cas fil rouge. Vous allez devoir orchestrer les entretiens de votre toute nouvelle équipe, dont vous venez de prendre la main en temps que responsable de magasin. En effet, ils doivent tous passer, dans le mois qui vient, un entretien professionnel et c’est à vous de l’organiser. Je vous demande donc de me faire une planification sur 20 jours ouvrables, le tout bien sûr en vous assurant que vos collaborateurs peuvent être présents ce jour là, du fait de leur planning. Mais aussi que cela correspond aux horaires d’ouverture du magasin. A vous de jouer, je vous laisse le faire pendant la semaine, puis m’envoyer les informations afin d’en discuter lors du forum.

Convocation à l’entretien professionnel

Continuons avec l’étape de la convocation à l’entretien professionnel. Cette convocation est essentielle, elle informe le collaborateur qu’un entretien va avoir lieu. Il est donc aussi intéressant qu’il sache quel est cet entretien et quels sont ses objectifs. Il n’est pas obligatoire de le noter, mais je vous le conseille. Les collaborateurs n’ont pas encore acquis ce qu’est l’entretien professionnel, c’est tout nouveau pour vous, mais ce l’est encore plus pour eux. Donc laissez le temps et partagez l’information pour qu’ils le comprennent. Envoyez cette convocation suffisamment à l’avance, je conseille fortement une dizaine de jours au moins, pour que le collaborateur puisse se préparer et réfléchir à ce qu’il va vous dire. Précisez lui bien entendu sur la convocation, l’heure et le lieu du rendez-vous, avec toutes les informations : quel bâtiment, quel endroit, quel étage, etc… Il est intéressant de mettre une durée aussi, pour que la personne puisse calibrer ce dont elle va vous parler. Et puis sachez que l’entretien  se déroule dans le temps de travail impérativement, et qu’à ce titre le collaborateur sera rémunéré, comme toute heure travaillée.   Formation Captain Spoc Convocation à l'entretien.  

Les informations à fournir au salarié

A ce moment là, il faut fournir un certain nombre d’informations à votre collaborateur. Première information, rappelez lui les objectifs de l’entretien. C’est essentiel, il en comprendra mieux les tenants et les aboutissants. N’oubliez pas de lui envoyer sa convocation, nous venons de la voir. Je vous conseille fortement également de lui transmettre un modèle de trame, avec les informations sur les points clés qui seront abordés. Cela lui permettra de mieux se préparer, et pour vous d’être beaucoup plus à l’aise dans la communication et dans l’identification de son projet professionnel.  

Préparer l’entretien

Se préparer en temps que manager

Vous avez demandé à votre collaborateur de se préparer. Mais vous, vous êtes vous préparé pour cet entretien professionnel ? C’est important, il faut prévoir du temps pour bien identifier ce que vous allez lui transmettre. Parce qu’il y a des informations que vous allez lui donner. Il faut aussi lui donner de la visibilité sur ce qu’il va se passer dans votre entreprise, dans votre secteur d’activité, mais aussi dans votre équipe. C’est à vous de réunir toutes les informations sur les objectifs de l’entreprise, sa stratégie, les objectifs de votre service, les évolutions de votre secteur d’activité, et éventuellement de votre zone géographique. Tout cela, le collaborateur doit le savoir pour pouvoir se positionner et comprendre quels sont les impacts sur sa propre vie professionnelle. Et c’est votre rôle de manager de les lui fournir, lors de l’entretien professionnel. Mais pour ça, encore faut-il prendre le temps de les chercher. Il faut aussi faire un point sur où il en est, aller relire son entretien de l’année précédente, aller identifier justement s’il a fait des formations, ou s’il a mené des actions pour développer ses compétences. Pour justement savoir où il en est aujourd’hui ! Refaites un point sur l’entretien annuel que vous aviez eu avant, pour voir sur quels points vous deviez travailler ensemble. Cela vous servira de base pour trouver des moyens de progression. Vous devez donc d’abord faire un point qui vous amènera à mener une réflexion pour savoir dans quelle direction vous souhaitez emmener votre collaborateur. Vers quel projet, vers quelle action de formation, vers quelle action managériale ? Projetez-vous dans l’avenir et ayez des idées que vous devrez ensuite co-construire avec lui, bien entendu. Listez donc les ressources et les formations que vous pourriez mettre à sa disposition.   Comment préparer un entretien  

Les éléments à préparer pour chaque entretien

Bien sûr, vous devez préparer pour chacun de vos collaborateurs sa trame d’entretien. Ayez aussi sa fiche de poste, de son poste actuel mais aussi si vous voulez le faire évoluer, du poste à venir. Même si l’évolution est longue, il va falloir évaluer les compétences qui lui manquent. C’est donc important d’avoir les deux fiches de poste. Aller également récupérer son dernier entretien, surtout si ce n’est pas vous qui l’avez mené, c’est d’autant plus important. Je vous conseille aussi de vous munir de ce que l’on appelle la fiche de suivi managériale, une petite fiche où au cours de l’année, vous allez noter tous les points importants. Tous les succès, toutes les difficultés qu’il a rencontré, tous les points où vous avez observé qu’il y avait un problème. Bien sûr vous lui en avez déjà parlé, mais vous les avez tous notés et vous avez fait un point. Et quand vous allez préparer votre entretien, vous n’aurez plus qu’à reprendre ces informations et vous disposerez de cas factuels, qui vont pouvoir vous aider à alimenter votre entretien professionnel. Enfin dernier grand point, je vous conseille d’avoir avec vous ce que l’on appelle les fiches pratiques, qui sont des petites fiches de synthèse qui parlent des différents dispositifs de formation, mais également des différents dispositifs de GPEC. Elles vous réexpliquent ce qu’est un bilan de compétences, ce qu’est une validation des acquis de l’expérience, ce que c’est qu’une période de professionnalisation. Tous ces dispositifs que vous n’utilisez pas au quotidien, mais dont vous allez devoir informer le collaborateur. Vous pourrez soit en communiquer une copie, soit en réexpliquer le contenu, tout en ayant les documents avec vous. Ayez-les, cela fait partie de la boite à outils du manager lors de l’entretien professionnel.

Les réflexions à mener

Viens ensuite le moment de se dire : qu’est-ce que je dois préparer en terme de réflexion ? Et là un gros moment de travail est à mener et il est important d’avoir prévu assez de temps pour le faire. Il faut que vous identifiez justement où est-ce que vous voulez envoyer votre collaborateur. Quels sont vos projets ? Va-t-il rester à son poste ? Si oui, sur quels points doit-il progresser ? Doit-il changer de poste ? Doit-il devenir plus polyvalent ? Tout cela c’est à vous de le définir. C’est vous le manager, et vous connaissez les tenants et les aboutissants de votre service. Vous savez par exemple que quelqu’un doit partir en retraite. En fonction, c’est vous qui allez le pousser justement vers les choix, les bons choix si l’on est d’accord bien entendu. Et il ne faudra pas oublier de co-construire. Vous allez donc devoir aussi identifier chez chacun de vos collaborateurs, sur quelles compétences vous allez travailler. Sur quoi vous allez partir pour développer leurs compétences. Cela va vous permettre de développer des actions spécifiques et éventuellement de réfléchir aux programmes de formation à mettre en œuvre. Tout cela,  c’est à vous de l’avoir préparer, il vous faut déjà des idées avant d’arriver dans l’entretien professionnel. Vous ne construisez pas cela sur le tas, vous avez déjà votre propre idée, lui aura les siennes et vous allez confronter et co-construire le projet final. Vient ensuite le dernier point. Vous connaissez un peu votre collaborateur, vous savez qu’il va bloquer sur tel point. Donc à vous d’anticiper et de dire :  il ne va pas être d’accord sur tel point, je prépare l’argumentaire pour justement être prêt le jour de l’entretien. Mais ça nous y travaillerons lors d’un prochain module.  

Envie de vous former à l’entretien professionnel ?

Inscrivez vous à notre prochaine session de formation : “Préparer et conduire le nouvel entretien professionnel

 

A propos de l'auteur

  • intervenant-01

    Céline Delort

    Avec 15 ans d’expérience mixte en entreprises et organismes de formation, Céline Delort est experte en Ressources Humaines. Elle est spécialiste en performance RH, en ingénierie et droit de la formation et de l’évaluation des compétences.

    Lire la présentation complète