[DOSSIER] - Le plan de développement des compétences

Parmi les attentes principales des salariés vis-à-vis de leur employeur, la formation professionnelle occupe une place très importante. Dans ce cadre, le plan de développement des compétences s'avère un outil indispensable aux services formation des entreprises pour budgéter, planifier et organiser toutes les actions de formation. 

Au sommaire de cet article :

• Plan de développement des compétences : définition
• Du plan de formation au plan de développement des compétences
• Qui est concerné par le plan de développement des compétences ?
• À quoi sert le plan de développement des compétences ?
• Quelles sont les actions de formation relevant du plan de développement des compétences ?
• Comment mettre au point un plan de développement des compétences ?
• Exemple de de plan de développement des compétences
• Quand faire son plan de développement des compétences ?
• Les modalités de formation du plan de développement des compétences
• Quel statut et quelle rémunération du salarié en formation ?
• Le salarié peut-il refuser une action du plan de développement des compétences ?
• Qui finance le plan de développement des compétences ?
• Comment optimiser son plan de développement des compétences avec Unow ?

Plan de développement des compétences : définition

Le plan de développement des compétences est un document établi par l'entreprise (par le service RH ou, si l'entreprise est assez grande, par le service formation) qui permet de piloter et d’organiser la formation professionnelle. Il liste toutes les actions mises en place pour améliorer les compétences des salariés : 

• actions de formation (obligatoires ou non) ;
• bilans de compétences ;
• validations des acquis de l'expérience (VAE).

En général, le plan de développement des compétences est organisé ainsi :

• informations sur les salarié·es concerné·es : service, fonction, nom...
• informations sur la formation : thème, organisme de formation qui la dispense, objectifs, intra ou inter, durée, modalité, date...
• informations sur les financements et les coûts : coût de la formation, mode de financement, recours à l'OPCO, facture...
• évaluation de la formation par la salariée ou le salarié, par la ou le manager et par le service formation.

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Du plan de formation au plan de développement des compétences

Depuis janvier 2019, le plan de développement des compétences a remplacé le traditionnel plan de formation. Ce changement d'intitulé a permis de mettre l'accent sur les compétences au sein de la formation en interne. 

Le plan de développement des compétences n'est pas une action ponctuelle, mais plutôt un processus continu. Chaque année, voire au fil des mois, il doit être mis à jour au sein de l'entreprise afin de refléter les évolutions de l'environnement et des besoins des salarié·es. Ce document doit également inclure le retour d'expérience des employé·es qui ont déjà bénéficié d'actions de formation.

Qui est concerné par le plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences concerne tous les acteurs de l'entreprise. L'employeur est responsable de la mise en œuvre d'un plan de développement des compétences. De son côté, la salariée ou le salarié répond aux actions de formation initiées par son entreprise.

Les entreprises

Le plan de développement des compétences concerne toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Les entreprises de moins de 50 salarié·es ont la possibilité de bénéficier de financements spécifiques. La loi n'impose pas aux entreprises de se munir d'un plan de développement des compétences. Cependant, elles sont encouragées à le mettre en place de manière formalisée. Un plan de formation bien élaboré répond à une organisation claire et une planification précise.

Les salariés

Tout le monde est concerné par ce plan : collaboratrices et collaborateurs en contrat CDI, CDD ou intérimaires au sein de l'entreprise. Le plan de développement des compétences est bénéfique pour chacun·e des employé·es, quel que soit leur poste ou leur ancienneté. Les représentantes et représentants du personnel sont sollicité·es dans l'élaboration du plan. 

Si vous êtes salarié·e, vous pouvez être désigné·e à tout moment pour une action de formation qui s'inscrit dans le cadre du plan de développement des compétences de l'entreprise. Le départ en formation d'une ou d'un salarié est considéré comme l'exécution normale de son contrat de travail. 

De son côté, le ou la salariée est en mesure de solliciter son employeur pour effectuer une formation prévue par le plan de développement des compétences de son entreprise. L'employeur peut donner une issue favorable à cette demande ou la refuser.

Plan de développement des compétences, à quoi sert-il ?

En 2022, l’engagement et la fidélisation des collaborateurs était l’enjeu numéro 1 des DRH (source : Baromètre des DRH 2022 - Gras Savoye Willis Towers Watson, RH&M et ABV Group). Or la principale raison pour laquelle les salariés se déclaraient prêts à quitter leur emploi dans les 12 prochains mois est la recherche de nouvelles opportunités de développement, qu’ils ne trouvent pas dans leur entreprise actuelle (source : Garder ses talents et recruter à l’heure de la “Grande Démission”, août 2021 – Qualtrics). 

Il est donc plus que jamais nécessaire de miser sur le développement des compétences.

En moyenne, d’après nos observations, environ 2,5 % de la masse salariale des entreprises en France sont consacrés à la formation professionnelle. C’est un budget conséquent ; l’enjeu capital implique donc pour une bonne gestion des budgets formation, dans une optique d’optimisation et de retour sur investissement.

Dans ce cadre, le plan de développement des compétences est un véritable outil de suivi et de gestion de la formation au sein de l'entreprise. Il permet de mettre des formations en face des besoins exprimés par les collaborateurs, et de suivre le budget ainsi que l'impact de ces formations.

Quelles sont les actions de formation relevant du plan de développement des compétences ?

On distingue deux types d'actions de formation :

• les actions de formation obligatoires ou réglementaires ;
• les autres actions de formation.

Actions de formation obligatoires

Elles correspondent à « toute action de formation qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et règlementaires » (Article L6321-2 du Code du travail). Elles ont lieu sur le temps de travail, avec maintien de la rémunération. Dans le cas d'une action de formation obligatoire, l'employeur n'a pas besoin d'obtenir l'accord de la personne concernée. Le refus constitue une faute pouvant même aller jusqu'au licenciement.

Autres actions de formation

Les actions de formation non obligatoires sont mises en place par l'entreprise, à la demande du salarié ou de son manager, ou encore pour répondre à des besoins stratégiques de l'entreprise (transformation digitale par exemple).  Elles ont également lieu sur le temps de travail et impliquent le maintien de la rémunération.

Elles peuvent avoir différents objectifs :

• Améliorer l'adaptation des salarié·es à leur poste de travail ;
• Augmenter leur employabilité ;
• Favoriser la mobilité professionnelle...

Le plan peut inclure aussi d’autres types d’actions menées en interne par l'entreprise : tutorat, peer learning, mise en situation, conférences, parrainages...qui ont un impact sur le développement des compétences de ses salariés.

Comment mettre au point un plan de développement des compétences ?

L'élaboration d'un plan de développement des compétences nécessite pour l'employeur de prendre en compte le projet d'entreprise. Basé sur ce projet, il pourra faire l'état des lieux des besoins de formation. L'employeur recueille également les souhaits des salarié·es en termes de formation et d'évolution professionnelle, généralement lors des entretiens annuels. Par la suite, il faudra établir un budget pour mener à bien les actions de formation.

Définir des priorités de développement des compétences au regard des métiers et des évolutions impactant l’entreprise

En ce qui concerne les professions, l'entreprise doit se concentrer sur le développement des compétences les plus demandées et qui sont susceptibles d'évoluer à l'avenir. Pour ce faire, l'entreprise doit évaluer les compétences de ses employé·es – elle peut pour cela utiliser le référentiel de compétences – et identifier les domaines dans lesquels ils doivent s'améliorer. Les actions de formation mises en place doivent alors être adaptées pour répondre à ces besoins. Quant aux changements qui affectent l'entreprise, ils doivent être pris en compte afin de développer des compétences déjà actualisées.

Le développement des compétences est essentiel pour toute entreprise qui souhaite rester compétitive dans un environnement en constante évolution. Un plan de développement des compétences bien pensé permettra à l'entreprise de se doter de collaboratrices et collaborateurs qualifiés et compétents.

Source : étude menée par Unow en 2022 lors du Printemps de la formation

Entretiens professionnels pour recueillir les besoins en formation

L'employeur doit recueillir les souhaits des employé·es en matière de formation et de développement professionnel lors d'entretiens avec leur manager. Cela permettra d'identifier les domaines dans lesquels ils ont besoin de s'améliorer. L'employeur doit mesurer régulièrement la progression des salarié·es en termes de développement des compétences. Cette évaluation doit prendre en compte les objectifs initialement fixés et les comparer aux résultats obtenus lors des sessions de formation ainsi que par l'observation ou les tests des connaissances acquises. Suite à ces évaluations, les besoins peuvent être réévalués et adaptés à la situation. La clé d'un développement des compétences réussi est de mesurer régulièrement les progrès des employées et d'ajuster les plans de formation si nécessaire. Avec un plan de développement des compétences bien pensé grâce à la formation continue, un employeur peut s'assurer que ses employé·es restent compétitifs et possèdent les compétences les plus récentes. Cela aidera l'entreprise à rester performante dans un environnement en constante évolution. Une fois le plan de formation mis en place, il est essentiel de développer des outils de suivi. L'entreprise s'assure ainsi que les objectifs sont atteints et que le plan de formation reste efficace sur le long terme.

Prioriser et budgétiser

Après cette étape, un budget doit être créé pour mener les actions de formation nécessaires. L'employeur doit prioriser les actions de formation, en tenant compte des ressources disponibles. Cela lui permettra de cibler les besoins les plus importants et de mettre en place un plan qui tient compte des résultats attendus des employé·es.

Consulter les représentants du personnel

L'employeur et les représentants syndicaux sont tenus par la loi de dialoguer des questions de formation professionnelle. C'est l'occasion de discuter de la stratégie économique de l'entreprise et de la meilleure façon de développer les compétences des employé·es afin qu'ils puissent évoluer professionnellement. Des consultations annuelles sont organisées avec les représentant·es du personnel afin de mener les grandes orientations en matière de formation.

Il est à noter que dans les entreprises de moins de 11 salarié·es, il n'existe pas de représentation du personnel. Dans ce cas de figure, le dialogue s'établit de manière informelle entre l'employeur et ses salarié·es sur la question du plan de formation. Depuis le 1er juillet 2017, des instances paritaires régionales de représentation des salarié·es de TPE viennent compléter ce dialogue social en interne. 

Pour les entreprises jusqu'à 300 employé·es, la négociation sur les questions de formation n'est pas obligatoire. Cependant, cette thématique est très souvent abordée lors de négociations portant sur d'autres domaines. Ainsi, les mesures prises au sein de l'entreprise sur la discrimination, l'insertion et l'emploi des personnes en situation de handicap ou encore l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes peuvent porter sur des enjeux de formation professionnelle. 

Dans les entreprises de plus de 300 salarié·es, il est indispensable d'ouvrir une négociation tous les 3 ans. Cette négociation porte sur les mesures à apporter en accompagnement autour des questions de compétences, de qualification, de validation d'acquis d'expérience ou encore d'orientation stratégique de l'entreprise en matière d'emploi et de parcours pédagogiques. 

Les représentant·es du personnel selon la taille de l’entreprise :

Diffuser le plan de développement des compétences et le déployer

Le plan de développement des compétences doit être diffusé et déployé dans l'ensemble de l'organisation. Cela donne l’occasion aux employé·es de connaître les possibilités de formation qui s'offrent à eux et de tirer parti des ressources offertes par l'entreprise.

Afin de diffuser et de déployer le plan de développement des compétences, les étapes suivantes doivent être suivies :

1. S'assurer que les employé·es sont conscients des possibilités de formation qui leur sont offertes au sein de l'entreprise;

2. S'assurer que les personnes concernées ont accès aux ressources nécessaires (matériel de formation, installations, informations, etc.);

3. Mettre au point un système de suivi des progrès des apprenant·es afin que la formation puisse être évaluée et adaptée si nécessaire. 

Dans la pratique, certaines difficultés peuvent apparaître durant l'élaboration d'un plan de développement de compétences. Elles sont très souvent dues à des frictions internes aux entreprises. Une lourdeur dans les process, un manque de temps, une communication complexe avec les OPCO et organismes publics figurent parmi les principaux points bloquants relevés. À cela s'ajoute le manque d'implication des managers dans le recueil des besoins ou le déploiement du plan de développement des compétences. Des désaccords entre la direction de formation et les autres directions de l'entreprise sont aussi à noter.

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Évaluer l’impact du PDC et le mettre à jour

Les résultats obtenus suite au plan de formation identifient les domaines auxquels il convient d'accorder plus d'attention et de procéder aux ajustements nécessaires. En suivant de près les progrès des employé·es et le développement de leurs compétences, les employeurs peuvent s'assurer que l'investissement dans la formation est rentable à long terme.

Il est également nécessaire de prendre en compte le retour d'information des salariées et de leurs représentant·es afin de s'assurer que le plan de formation répond à leurs besoins. En procédant ainsi, les employeurs peuvent s'assurer que leurs efforts sont efficaces et fructueux.

Enfin, il est important de mettre continuellement à jour le plan de développement des compétences, car l'évolution des technologies et des conditions économiques exige de nouvelles compétences pour les employé·es.

Exemple de plan de développement des compétences

Unow met à votre disposition un modèle de développement des compétences, à adapter à votre entreprise. 

Un simple tableur suffit pour réunir toutes les informations nécessaires. Il comporte en en-tête une partie budget qui est utilisée pour calculer le coût total du plan de formation. Le tableur est divisé en 4 grandes zones :

1. zone salarié·es

2. zone formation et organisme de formation

3. zone financement et coûts

4. zone évaluation

Données sur les salarié·es

La « zone employé·e » de la feuille de calcul doit comprendre les informations sur les salariés telles que sa fonction, son équipe, l'établissement de rattachement.

Informations sur les organismes de formation

La « zone formation » inclut des informations sur les différents types de formation disponibles pour les employés, comme l'intitulé de la formation, les différents prestataires pressentis, les objectifs, la durée et les modalités.

Informations sur le coût et le financement

La « zone financement » reprend les principales données autour du coût de la formation. Le mode de financement, l'abondement CPF et le remboursement de l'OPCO.

Évaluation du salarié et du prestataire

Enfin, la « zone d'évaluation » recueille les commentaires des prestataires et des formateurs. Cela comprend des données telles que le taux de satisfaction et l'évaluation des objectifs atteints. Les évaluations sont importantes pour s'assurer que le plan de formation est mis en œuvre avec succès et que les employés acquièrent des compétences de manière efficace. 

Quand faire son plan de développement des compétences ?

La période de recueil des besoins en formation est propre à chaque entreprise. Il est important de rester vigilant sur deux aspects lorsqu'on met en place un plan de formation. Le premier aspect est de rester agile dans la gestion du plan. La seconde est de faire en sorte que les besoins en formation ne deviennent pas rapidement obsolètes.

Sur le terrain, 3 pratiques sont fréquemment observées dans l'élaboration du plan de formation une fois le recueil des besoins effectués. 

• Pour une grande partie des entreprises, le plan est découpé en trimestres ou en semestre. Il répertorie les principales actions à mener pour le trimestre. Ce type de pratique répond parfaitement à l'enjeu de réactivité.
• Une autre partie des entreprises choisissent de budgéter les actions prévisibles et de prévoir un gros budget pour les actions non prévisibles en collaboration étroite avec la direction financière. 
• Enfin, une troisième partie préfère dédier des enveloppes par service.

Les modalités de formation du plan de développement des compétences

Les actions de formation mises en place par l'entreprise peuvent prendre plusieurs formes :

• formation présentielle : les personnes formées et l'expert formateur se retrouvent ensemble physiquement pendant une session de quelques heures, une journée, ou plusieurs jours. La méthode pédagogique employée est souvent celle du cours magistral, même si la présence en personne des participants favorise l’échange et le partage d’expérience.
• formation distancielle : elle peut prendre plusieurs formes, soit un ensemble de contenus (e-learning), ou encore les MOOC, COOC ou SPOC. La formation peut être asynchrone ou synchrone, en fonction de l'accompagnement dispensé par un expert formateur.

Source : étude menée par Unow en 2022 lors du Printemps de la formation

Par ailleurs, l'entreprise a le choix entre plusieurs modes d'organisation de la formation :

• formation intra-entreprise : elle rassemble plusieurs participantes et participants de la même entreprise et se déroule dans leurs locaux, si la formation est présentielle. Le programme de la formation peut être adapté à des besoins spécifiques de l'entreprise.
• formation inter-entreprise : elle rassemble des stagiaires venus de différentes entreprises ; elle peut être présentielle ou distancielle. Les dates et lieux sont fixées par l'organisme de formation. Les participantes et participants peuvent partager leurs expériences et méthodes de travail mutuelles, ce qui rend la formation très enrichissante.

Quel statut et quelle rémunération du salarié en formation ?

Le salarié ou la salariée est formé·e pendant ses heures de travail habituelles. Il ou elle conserve sa protection sociale et son statut habituel pendant toute la durée de la formation. Les temps de déplacement ne sont pas compris dans la comptabilisation du temps de travail. Les obligations vis-à-vis de l'employeur sont semblables à celles du contrat de travail. La protection sociale et légale obligatoire reste inchangée en ce qui concerne la couverture maladie, les accidents de travail, les droits aux congés et à la retraite. Pendant sa formation, le ou la salarié·e continue à être rémunéré intégralement par son employeur.

Le salarié peut-il refuser une action du plan de développement des compétences ?

Le ou la salariée est dans l'obligation de suivre la formation qui lui est imposée par son employeur.  Il ou elle ne peut refuser une action de formation que si celle-ci n'est pas conforme à son droit à la protection de la vie privée ou si les conditions de sécurité et de santé ne sont pas respectées. Dans tous les cas, le ou la salariée doit informer son employeur de son refus avant de passer à l'action. L'entreprise peut infliger des sanctions disciplinaires dans le cas où la personne refuse sans motif valable une action de compétences.

Cependant, le ou la salariée peut refuser une action du plan de développement des compétences si celle-ci se déroule en dehors de son temps de travail habituel.

Qui finance le plan de développement des compétences ?

Le plan de développement des compétences offre plusieurs options de financement aux entreprises : les principales consistent à recourir aux fonds propres de l'entreprise, ou par le biais du montage financier de son OPCO. 

Pour les entreprises de plus de 50 salarié·es, les aides proposées par les Opérateurs de Compétences sont de plus en plus réduites. Cependant, il reste intéressant de nouer des relations avec son OPCO : ils représentent une source de financements importante pour un grand nombre d’entreprises, et peuvent aussi fournir des services liés à de l'accompagnement et du diagnostic RH, mais également à la digitalisation de l'offre de formation, par exemple lors de la création d’un CFA interne.

Source : étude menée par Unow en 2022 lors du Printemps de la formation

Comment optimiser son plan de développement des compétences avec Unow ?

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