Opti­­mi­­sa­­tion des budgets forma­­tion : Enga­ger les colla­bo­ra­teurs et les mana­gers dans la forma­tion

Au-delà des consi­dé­ra­tions pure­ment finan­cières, l’op­ti­mi­sa­tion du budget forma­tion passe par un axiome simple : la bonne forma­tion, à la bonne personne, au bon moment. Pour assu­rer le bon emploi des inves­tis­se­ments en forma­tion, il est impé­ra­tif de bien recueillir et quali­fier les besoins en amont, et d’en­ga­ger toutes les équipes dans le choix et le suivi de la forma­tion.

Source : Étude menée par Unow en 2022

Cet article est issu de notre livre blanc « Services forma­­tion : quels leviers pour opti­­mi­­ser votre budget ? ».

Recueillir les besoins des colla­bo­ra­teurs

Selon Centre inffo, 10 % des stagiaires en forma­tion ne sont pas dans la bonne salle de forma­tion : soit le thème ne convient pas, soit le niveau n’est pas le bon, ou encore le timing de la forma­tion qui est mauvais. Par exemple, former quelqu’un à un nouveau métier dans le cadre d’une mobi­lité, alors que la personne n’a pas encore pris ses fonc­tions. 

Par ailleurs, d’après une étude menée par Meteojob et Skillup, 50 % des sala­riés sont insa­tis­faits de l’ac­com­pa­gne­ment du service RH à cause de l’ef­fet «  boîte noire » de la forma­tion : ils n’ont aucune nouvelle entre leur demande de forma­tion et la récep­tion de leur convo­ca­tion. 

“Pour dimi­nuer le coût de la forma­tion, il faut la rendre précieuse.”

À lire aussi : Opti­­mi­­sa­­tion des budgets forma­­tion : Ratio­­na­­li­­ser les forma­­tions intra et inter

Comment amélio­rer l’ex­pé­rience appre­nant et l’adé­qua­tion entre le besoin et l’ac­tion de forma­tion ? Une piste : veiller à bien quali­fier et requa­li­fier le besoin, et donner plus de visi­bi­lité sur le statut des demandes de forma­tion.

« Plus on est capables d’in­ter­ve­nir en amont sur l’ex­pres­sion de besoin, sa redé­fi­ni­tion d’un point de vue péda­go­gique, plus vite on sera perti­nents et véloces sur l’iden­ti­fi­ca­tion d’un pres­ta­taire. À noter qu’un besoin de forma­tion peut évoluer, il faut des points de contact régu­liers pour remettre en pers­pec­tive les besoins qui ont été expri­més. »

Hélène Terrien-Thomas, Direc­teur du Déve­lop­pe­ment RH – Klesia

Travailler main dans la main avec la Direc­tion

Les besoins de forma­tion portés par la Direc­tion – enjeux stra­té­giques, trans­for­ma­tion… doivent être anti­ci­pés pour pouvoir opti­mi­ser le budget affé­rent. Le service forma­tion doit donc être au fait des enjeux de la Direc­tion. Cela passe néces­sai­re­ment par une commu­ni­ca­tion étroite et effi­cace avec le Comité de Direc­tion.

« Chez Alstef, nous avons une road­map co-créée avec le comité de direc­tion pour connaître à l’avance les actions. Je veille à créer un vrai parte­na­riat avec la DRH et avec la Direc­tion de l’en­tre­prise pour iden­ti­fier les axes stra­té­giques et pouvoir anti­ci­per les actions de forma­tion néces­saires.  »

Orianne Orlowski, Respon­sable Forma­tion – Alstef

Commu­niquer sur les actions de forma­tion

Que la forma­tion soit inter­na­li­sée ou exter­na­li­sée, le service forma­tion doit se faire connaître des colla­bo­ra­teurs. En rendant les plus visibles possible les actions de forma­tion dispo­nibles ou à venir, les services pense­ront à vous solli­ci­ter, à vous remon­ter leurs besoins et vous asso­cier à leurs projets.

À lire aussi : Opti­­mi­­sa­­tion du budget forma­­tion : quelles forma­­tions inter­­­na­­li­­ser ?

« J’en­voie des mails “save the date” sur les forma­tions à venir aux mana­gers et aux RH. J’ai très souvent une liste d’at­tente ! »

Julie Sanchez, Lead Forma­tion – Extia

Au-delà de la commu­ni­ca­tion sur les forma­tions propo­sées par votre service,  infor­mer les colla­bo­ra­teurs des diffé­rents dispo­si­tifs exis­tants et de leurs droits permet de déve­lop­per leur appé­tence pour la forma­tion, dans une vraie démarche de déve­lop­pe­ment des compé­tences.

« Stra­té­gique­ment, nous avons pris le parti de déve­lop­per de plus en plus d’ac­tions de commu­ni­ca­tion sur la forma­tion. Nous faisons des focus auprès de nos colla­bo­ra­teurs sur les dispo­si­tifs à leur dispo­si­tion : VAE, CPF… L’am­bi­tion est qu’ils soient conscients de ce qui leur est possible de faire. Nous commu­niquons aussi sur les ressources en ligne et gratuites que nous avons à dispo­si­tion, qui ne sont pas beau­coup consom­mées, mais qui méritent d’être mises en lumière, par exemple sur les compé­tences trans­verses et soft skills tels que l’in­tel­li­gence émotion­nelle ou la gestion de projet.

Nous avons égale­ment créé un support ressource qui réca­pi­tule tous nos “best” :  modules, conte­nus, forma­tions, parte­nai­res… Notre objec­tif :  que les colla­bo­ra­teurs soient acteurs de la forma­tion. »

Émilie Gommé, Respon­sable Forma­tion – Orange Bank

Impliquer les mana­gers dans la forma­tion

D’après notre étude parue en 2022, seule­ment 50 % des entre­prises impliquent les mana­gers dans le choix ou la vali­da­tion des forma­tions de leurs colla­bo­ra­teurs.  Les mana­gers ont encore du mal à prendre part dans la forma­tion de leurs colla­bo­ra­teurs. Manque de temps, diffi­culté à comprendre comment s’im­pliquer conve­na­ble­ment… Les raisons sont multiples. Pour­tant, beau­coup d’en­tre­prises ont un enjeu d’en­ga­ge­ment des sala­riés vers les dispo­si­tifs de forma­tion.

Source : Étude menée par Unow en 2022

Impliquer vos mana­gers n’est plus une option : la complé­tion des forma­tions – et leur impact pour le colla­bo­ra­teur ! – passent par l’en­ga­ge­ment des mana­gers en amont, pendant et même après la forma­tion.

« Nous inté­grons la tota­lité des mana­gers dans les parcours de forma­tion. Avant la forma­tion, nous faisons un court kickoff avec les mana­gers pour expliquer les enjeux, les objec­tifs, et leur dire ce qu’on attend d’eux. A la fin de la forma­tion, on débriefe tous ensemble (pas plus d’une heure). 

Aujour­d’hui, le digi­tal nous permet vrai­ment d’ac­cé­der à l’en­semble des mana­gers. On insiste sur l’im­por­tance d’as­sis­ter aux réunions (en visio), ce n’est pas option­nel. Ceux qui n’ex­cusent pas leur absence, on les appelle avant pour les encou­ra­ger à venir. On débriefe indi­vi­duel­le­ment ceux qui n’ont pas pu assis­ter à la réunion. On leur fait comprendre que s’ils ne prennent pas ce temps, ce n’est pas très respec­tueux pour leurs colla­bo­ra­teurs. »

Paul Guillarme, Direc­teur de la Forma­tion – Groupe Descours & Cabaud

Décou­vrez encore plus de témoi­gnages dans notre livre blanc “Comment impliquer les mana­gers dans la forma­tion de leurs colla­bo­ra­teurs ?”