Opti­mi­sa­tion des budgets forma­tion : comment mobi­li­ser les forma­teurs occa­sion­nels ?

Un des enjeux de l’in­ter­na­li­sa­tion des forma­tions est de consti­tuer un réseau de forma­teurs occa­sion­nels, d’ex­perts sachants, et de le faire vivre dans la durée pour diffu­ser la compé­tence et conser­ver le savoir-faire en interne.

Cet article est issu de notre livre blanc "Services forma­tion : quels leviers pour opti­mi­ser votre budget ?".

Construire un réseau de forma­teurs occa­sion­nels

S’il y a peu d’ex­perts iden­ti­fiés sur un sujet,  le risque est de voir la forma­tion s’éteindre quand le colla­bo­ra­teur quitte l’en­tre­prise. Il n’est pas rare de voir des forma­tions repo­ser sur un seul indi­vidu. L’idéal est d’aug­men­ter le nombre de forma­teurs occa­sion­nels, et de leur faire faire un nombre restreint de forma­tions.

Par ailleurs, si les experts internes sont trop occu­pés ou peu péda­gogues, on peut aller cher­cher leur savoir, qu’on trans­met à d’autres experts qui eux seront forma­teurs occa­sion­nels.

« Chez Extia, ESN en forte crois­sance d’en­vi­ron 2000 colla­bo­ra­teurs, nous inter­na­li­sons envi­ron 20% de la forma­tion. Nos consul­tants sortent de mission pour prépa­rer et animer des forma­tions à distance. Le temps dédié à la forma­tion est compensé par une prime. 
Tous les mana­gers et les RH doivent suivre un parcours de forma­tion avec une certi­fi­ca­tion pour deve­nir forma­teurs. Nos consul­tants sont deman­deurs, ils souhaitent former et trans­mettre leurs compé­tences. Nous avons un réseau d’une centaine de forma­teurs occa­sion­nels, qui parfois n’in­ter­viennent que sur un seul sujet. »
Julie Sanchez, Lead Forma­tion – Extia

« Nous travaillons de plus en plus avec des relais métiers, que nous accom­pa­gnons sur la créa­tion de conte­nus et qui sont réfé­rents sur les sujets. Nous iden­ti­fions des inter­lo­cu­teurs au fil du temps.
Par exemple, nous avons créé un parcours Cyber­sé­cu­rité, obli­ga­toire depuis avril 2022 pour toute l’équipe, préparé avec la direc­tion des risques et de la cyber­sé­cu­rité, et composé de 4 modules de 30 minutes. On a complété par des modules supplé­men­taires, quiz… en post-forma­tion pour animer les compé­tences.  »
Hélène Terrien-Thomas, Direc­teur du Déve­lop­pe­ment RH – Klesia

À lire aussi : Opti­mi­sa­tion du budget forma­tion : quelles forma­tions inter­na­li­ser ?

Former les forma­teurs

Les forma­teurs occa­sion­nels doivent être eux-mêmes formés à l’in­gé­nie­rie péda­go­gique, afin de pouvoir créer des supports de forma­tion qui vivent dans le temps, et d’ap­prendre à animer les forma­tions synchrones (présen­tielles ou distan­cielles).   

J’ai créé une forma­tion sur l’in­gé­nie­rie péda­go­gique dispen­sée à notre groupe d’ex­perts, pour qu’ils puissent eux-mêmes créer leurs supports, ainsi qu’une forma­tion sur l’ani­ma­tion des forma­tions. Cela concerne prin­ci­pa­le­ment des forma­tions tech­niques, avec un support de présen­ta­tion et de la mise en pratique en présen­tiel. Notre objec­tif : conser­ver le savoir-faire en interne.

Orianne Orlowski, Respon­sable Trai­ning Center – Alstef

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Récom­pen­ser les forma­teurs

Comment valo­ri­ser le temps passé à la forma­tion interne ? La prime est le dispo­si­tif le plus souvent utilisé ; elle est rare­ment basée sur des indi­ca­teurs chif­frés mais plus souvent liée au temps passé par le tuteur ou le forma­teur occa­sion­nel. 

Atten­tion, ces primes sont parfois attri­buées en “compen­sa­tion” d’aug­men­ta­tion non accor­dées : il faut veiller à éviter un tel détour­ne­ment des ces primes. Il arrive aussi qu’elles soient deman­dées pour des actions d’ac­com­pa­gne­ment qui ne sont pas des vraies actions de tuto­rat ou de forma­tion : il est donc impé­ra­tif de défi­nir ce qu’est une action de forma­tion et de deman­der des preuves qu’elle a eu lieu.

D’autres solu­tions peuvent égale­ment être adop­tées : des jours de congés supplé­men­taires, des sorties, voire simple­ment la recon­nais­sance et valo­ri­sa­tion en interne, en commu­niquant sur les actions de forma­tion effec­tuées.

Animer le réseau de forma­teurs

On voudrait mettre en place une jour­née des forma­teurs, pour fédé­rer tous ces experts, les faire se rencon­trer, orga­ni­ser un team buil­ding. C’est un de nos sujets pour 2023.

Julie Sanchez, Lead Forma­tion – Extia

Pour faire vivre ces initia­tives dans le temps, il peut être judi­cieux de rassem­bler les forma­teurs et d’ani­mer le réseau, afin de créer une vraie commu­nauté. Cela peut passer par des rituels : réunions de bilan, jour­née dédiée… ou des moments plus infor­mels, autour d’un déjeu­ner par exemple. 

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