Optimisation des budgets formation : comment mobiliser les formateurs occasionnels ?

Un des enjeux de l’internalisation des formations est de constituer un réseau de formateurs occasionnels, d’experts sachants, et de le faire vivre dans la durée pour diffuser la compétence et conserver le savoir-faire en interne.

Cet article est issu de notre livre blanc "Services formation : quels leviers pour optimiser votre budget ?".

Construire un réseau de formateurs occasionnels

S’il y a peu d’experts identifiés sur un sujet, le risque est de voir la formation s’éteindre quand le collaborateur quitte l’entreprise. Il n’est pas rare de voir des formations reposer sur un seul individu. L’idéal est d’augmenter le nombre de formateurs occasionnels, et de leur faire faire un nombre restreint de formations.

Par ailleurs, si les experts internes sont trop occupés ou peu pédagogues, on peut aller chercher leur savoir, qu’on transmet à d’autres experts qui eux seront formateurs occasionnels.

« Chez Extia, ESN en forte croissance d’environ 2000 collaborateurs, nous internalisons environ 20% de la formation. Nos consultants sortent de mission pour préparer et animer des formations à distance. Le temps dédié à la formation est compensé par une prime. 
Tous les managers et les RH doivent suivre un parcours de formation avec une certification pour devenir formateurs. Nos consultants sont demandeurs, ils souhaitent former et transmettre leurs compétences. Nous avons un réseau d’une centaine de formateurs occasionnels, qui parfois n’interviennent que sur un seul sujet. »
Julie Sanchez, Lead Formation - Extia

« Nous travaillons de plus en plus avec des relais métiers, que nous accompagnons sur la création de contenus et qui sont référents sur les sujets. Nous identifions des interlocuteurs au fil du temps.
Par exemple, nous avons créé un parcours Cybersécurité, obligatoire depuis avril 2022 pour toute l’équipe, préparé avec la direction des risques et de la cybersécurité, et composé de 4 modules de 30 minutes. On a complété par des modules supplémentaires, quiz… en post-formation pour animer les compétences. »
Hélène Terrien-Thomas, Directeur du Développement RH - Klesia

À lire aussi : Optimisation du budget formation : quelles formations internaliser ?

Former les formateurs

Les formateurs occasionnels doivent être eux-mêmes formés à l’ingénierie pédagogique, afin de pouvoir créer des supports de formation qui vivent dans le temps, et d’apprendre à animer les formations synchrones (présentielles ou distancielles).   

J’ai créé une formation sur l'ingénierie pédagogique dispensée à notre groupe d’experts, pour qu’ils puissent eux-mêmes créer leurs supports, ainsi qu’une formation sur l’animation des formations. Cela concerne principalement des formations techniques, avec un support de présentation et de la mise en pratique en présentiel. Notre objectif : conserver le savoir-faire en interne.

Orianne Orlowski, Responsable Training Center - Alstef

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Récompenser les formateurs

Comment valoriser le temps passé à la formation interne ? La prime est le dispositif le plus souvent utilisé ; elle est rarement basée sur des indicateurs chiffrés mais plus souvent liée au temps passé par le tuteur ou le formateur occasionnel. 

Attention, ces primes sont parfois attribuées en “compensation” d’augmentation non accordées : il faut veiller à éviter un tel détournement des ces primes. Il arrive aussi qu’elles soient demandées pour des actions d’accompagnement qui ne sont pas des vraies actions de tutorat ou de formation : il est donc impératif de définir ce qu’est une action de formation et de demander des preuves qu’elle a eu lieu.

D’autres solutions peuvent également être adoptées : des jours de congés supplémentaires, des sorties, voire simplement la reconnaissance et valorisation en interne, en communiquant sur les actions de formation effectuées.

Animer le réseau de formateurs

On voudrait mettre en place une journée des formateurs, pour fédérer tous ces experts, les faire se rencontrer, organiser un team building. C’est un de nos sujets pour 2023.

Julie Sanchez, Lead Formation - Extia

Pour faire vivre ces initiatives dans le temps, il peut être judicieux de rassembler les formateurs et d’animer le réseau, afin de créer une vraie communauté. Cela peut passer par des rituels : réunions de bilan, journée dédiée… ou des moments plus informels, autour d’un déjeuner par exemple. 

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